Einführungsbegleitung zu IT-Installationen und IT-Services

Gute technische Lösungen und ausgereifte Hard- und Software sind eine wichtige Grundlage. Aber: Technologie und fundierte Produktauswahl allein reichen nicht.

Auf dem Weg zu einer betriebsfertigen Lösung, die ihr Geld auch wert ist, müssen weitere gezielte Schritte erfolgen. Schließlich sollen eine Reihe von Zielen erreicht werden:

Die Lösung soll auch wirklich im Sinne dessen genutzt werden, wozu sie ausgesucht wurde (anforderungsgerechte Installation und Ersteinrichtung).

Zur Betriebsübergabe muss sofort die Arbeitsbasis für die produktive Verwendung da sein (Know-How, Systemdokumentation, Recovery-Prozess, Lösungen für den Notfall, …).

Mit Betriebsübernahme wird es ernst: jetzt will der Anwender die IT nutzen. Ein bedarfsgerechter Service muss dabei helfen, dem Anwender durch die Lösung ein stets geeignetes Hilfsmittel an die Hand zu geben und ihn bei dessen Verwendung zu betreuen.

Unsere Leistungen

Um Startprobleme, aber auch Langzeitschäden zu vermeiden, haben sich in einer Vielzahl von ComConsult begleiteter Einführungsprojekte typische Schritte bewährt.

Hierzu bieten wir eine umfassende Unterstützung als Dienstleistung an, welche die folgenden Phasen lückenlos begleitet:

Prototyping / Proof of Concept für Lösungen, die so in der Zielumgebung noch nicht eingesetzt wurden

Neben der Prüfung, ob angebotene Lösungen tatsächlich das Geforderte leisten, kann diese Phase durch das IT-Personal zum ersten Kennenlernen der später zu betreibenden Lösungen genutzt werden. Zugleich lassen sich Details für die Sollkonfiguration herausarbeiten und abstimmen. Darüber hinaus erhält ein Lösungslieferant hier die Chance, aus der Umgebung und deren Anforderungen resultierende Probleme rechtzeitig, d.h. vor Produktivsetzung zu lösen. Auf dieser Grundlage kann dann eine „straffe“ Einführung bzw. Migration ohne unnötige Betriebsunterbrechungen erfolgen.

Feinkonzeption

Mit oder ohne Proof of Concept-Phase: eine Feinkonzeption muss erstellt werden, die im notwendigen Umfang auch die spezifischen Eigenheiten der gewählten Produktlösung berücksichtigt. Je größer der (Software-)Umfang einer einzuführenden Lösung, um so wichtiger ist dieser Teil der Vorarbeiten zur Installation/ Inbetriebnahme.

Teil der Feinkonzeption ist der Entwurf von Tests und Detailvorgaben zur Konfiguration (Ausführungsunterlagen, Musterkonfigurationen, etc.). Soweit notwendig und nicht schon durch eine vorherige Prototyping-/ Proof of Concept-Installation erfolgt, sollte notwendiges Detailwissen, auch mit Produktbezug, durch eine Testinstallation (Labor) gewonnen werden.

Auf Grundlage solcher Vorgaben und Testspezifikationen kann dann die stufenweise Einführung der Lösung durch geeignete Abnahmeprüfungen begleitet werden. Wie viele Stufen bei der einführenden Installation und Inbetriebnahme notwendig werden, hängt von Umgebungsgröße, Komplexität der Lösung und Anzahl zukünftiger Nutzer ab.

Die zugehörige Planung wird parallel zur Feinkonzeption durchgeführt.

Qualitätssicherung bei der Installation/ Inbetriebnahme, Rechnungsprüfung

Alle Schritte zur Einführung der IT-Lösung müssen gezielt begleitet werden.

Aus technischer Sicht ist sicherzustellen, dass Anforderungen und Feinkonzeption geeignet und in einheitlicher Güte umgesetzt werden sowie alle notwendigen Betriebsvorbereitungen getroffen werden. Basis für eine entsprechende Kontrolle sind vom „Installateur“ zu liefernde Dokumentationen sowie die Feinkonzeption und spezifizierte Testprozeduren. Auf dieser Grundlage erfolgen gezielte (Teil-)Abnahmen in den vorgesehenen Installations- und Inbetriebnahmephasen.

Aus Projektsicht ist sicherzustellen, dass gesetzte Termine eingehalten werden bzw. bei Terminschwierigkeiten rechtzeitig reagiert wird. Außerdem ist eine projektbegleitende Rechnungsprüfung notwendig, welche eine Kontrolle einschließt, ob tatsächlich auch alle abgerechnete Hard- und Software geliefert und wie vorgesehen vorbereitet wurde, inklusive einer Übergabe aller Datenträger, Handbücher, Lizenzdokumente und zur Asset-Verwaltung notwendigen Daten.

Zu allen genannten Punkten unterstützen wir im gewünschten Umfang. Erstellung von Unterlagen aller Art (Protokolle zu Abstimmungs- und Qualitätssicherungsterminen, Testspezifikationen, Wahrnehmung von Prüfaufgaben und Aufsichtstätigkeiten und Dokumentation der Ergebnisse, insbesondere Begleitung von Abnahmen, …) gehört ebenso zu unserem angebotenen Leistungsumfang wie die Wahrnehmung von Aufsichtsterminen und das Einbringen unseres Fachwissens in allen Phasen. Entsprechend der einzuführenden IT-Lösung stellen wir im Sinne des erforderlichen Schwerpunkt-Wissens Know-How-Träger aus unseren Competence-Centern als Projektteam zusammen. Eines dieser Team-Mitglieder übernimmt auf unserer Seite die Projektleitung zur Einführungsunterstützung und kann dabei auf eigene ausgiebige Erfahrung mit solchen Vorgängen zur Einführung von IT zurückgreifen. Der Kunde kann sich mit seinem IT-Personal darauf konzentrieren, die notwendigen Vorgaben aus Umgebungssicht einzubringen, notwendige Entscheidungen zu treffen und auf Basis durch uns erfolgter Vorleistungen die erreichte Qualität einzuschätzen und abzunehmen bzw. formal zu bemängeln und so seine Auftraggeber-Rechte wahrzunehmen. Die so freibleibenden Kapazitäten beim Kunden können gezielt dazu verwendet werden, sich schon in der Einführungsphase der Lösung mit den Produkt- und Lösungseigenschaften so vertraut zu machen, dass ab dem Zeitpunkt der Betriebsübergabe ein reibungsloser Eigenbetrieb bzw. eine kompetente Steuerung einer Fremdbetriebsleistung möglich ist.

Abgerundet werden unsere angebotenen Dienstleistungen zur Einführungsphase durch Unterstützung bei der Vorbereitung des Service zur neuen Lösung. Erst in der Anfangszeit des produktiven Betriebs festzustellen, welche Service-Qualität von den Anwendern erwartet wird, kann ein IT-Service-Bereich sich heutzutage für wichtige IT-Lösungen nicht mehr leisten. Vielmehr sind bis zur Betriebsübergabe typische Vorarbeiten abzuschließen:

Klärung des gewünschten Service-Level

Klärung des notwendigen Zusammenspiels zwischen IT-Service und den Anwenderbereichen

Klärung Lösungs-spezifischer Aspekte zu etablierten Prozessen (Changes, Berichtsnotwendigkeiten, Notfallvorsorge, …)

Planung, Vorbereitung und Durchführung notwendiger Schulungen für Anwender und IT-Personal

Festlegung externer Anteile an der Service-Leistung (mindestens: produktspezifischer 3rd Level-Support, Wartungs-/Instandsetzungsleistungen), Abschluss entsprechender Verträge mit SLA-gerechter Vertragsgestaltung

Lösungs-spezifische Erweiterung technischer Betriebskonzepte (Überwachung und Release-Pflege durch Management-Lösung, Backup/ Restore u.ä.)