Projektinterview: Migration von klassischer TK-Technik auf eine zukunftsfähige Kommunikationslösung

Leonie Herden ist seit 13 Jahren bei ComConsult tätig und bringt umfassende Expertise in der Migration klassischer Telefoniesysteme zu IP-basierten Kommunikationslösungen mit. In den vergangenen Jahren hat sie regelmäßig Projekte begleitet, bei denen das Ziel eine Modernisierung von veralteten Zwei- und Vierdrahtsystemen war. Insbesondere analoge Endgeräte waren hier von Bedeutung – häufig in Kellern, Treppenhäusern oder älteren Gebäudeteilen ohne vorhandene IP-Verkabelung. Während die Umstellung einzelner Anschlüsse meist unkompliziert ist, umfassen aktuelle Projekte zunehmend komplette Bereiche oder ganze Gebäude. Besonders im Klinik- und Krankenhausumfeld hat Leonie Herden mehrere Migrations- und Strategieprojekte betreut, bei denen bestehende analoge Infrastrukturen schrittweise durch moderne Kommunikationslösungen ersetzt wurden. Dabei zeigt sich, dass der Modernisierungsbedarf in vielen Einrichtungen weiterhin hoch ist.

Welche allgemeine Ausgangssituation findest du typischerweise vor?

In vielen Einrichtungen treffe ich auf ältere, zentral aufgebaute Telefonanlagen, die nicht selten bereits seit zehn bis fünfzehn Jahren im Einsatz sind. Zwar wurden diese Systeme über die Jahre oftmals durch Softwareupdates weiter aktuell gehalten und betrieben, dennoch erreichen zentrale Komponenten wie beispielsweise eingesetzte Mediagateways irgendwann den End-of-Service-Status. Das bedeutet, dass seitens des Herstellers kein regulärer Support oder Wartungsservice mehr angeboten wird. Fällt ein solches Mediagateway aus, sind in der Regel unmittelbar alle dahinter angeschlossenen Endgeräte betroffen.

Die daraus entstehenden Risiken und die auslaufenden Wartungsverträge sind häufig der Anlass dafür, dass sich Kunden mit dem Wunsch nach einer Modernisierung an uns wenden. Im ersten Schritt analysiere ich dann die bestehende Infrastruktur, also die eingesetzten zentralen Systeme, die vorhandenen Mediagateways und Endgeräte, deren Standorte sowie die jeweiligen Anwendungsbereiche und Anforderungen.

Welche Ausmaße können solche Migrationsprojekte annehmen?

Die Dimension solcher Modernisierungsprojekte ist insbesondere im Klinik- und Krankenhausumfeld erheblich. In großen Einrichtungen kann es vorkommen, dass noch rund 75 Prozent der eingesetzten Kommunikationsgeräte, deren Anzahl in Summe im fünfstelligen Bereich liegen kann, auf analoger oder digitaler Zwei- beziehungsweise Vierdrahttechnik basieren. Betroffen sind dabei nicht nur Telefone in Patientenzimmern, Arzträumen oder Verwaltungsbereichen, sondern auch Kommunikationssysteme in besonders sensiblen Bereichen wie Operationssälen.

Zusätzlich spielt im Klinikumfeld die mobile Kommunikation eine zentrale Rolle. Neben WLAN-Telefonen und Smartphones kommen vielerorts weiterhin DECT-(Digital Enhanced Cordless Telecommunications-)Systeme zum Einsatz. Diese bestehen aus einer flächendeckenden Infrastruktur von Basisstationen, über die sich mobile Endgeräte auf dem gesamten Gelände verbinden. Ein wesentlicher Vorteil der DECT-Technologie liegt darin, dass sie auf einer eigenen Funkfrequenz arbeitet und ausschließlich für Telefonie genutzt wird. Dadurch ist die Sprachkommunikation unabhängig von anderen Datenanwendungen wie E-Mail, Internetzugriff oder Smartphone-Nutzung, die typischerweise über WLAN abgewickelt werden.

Welche Funktionen werden über die TK-Anlage genutzt?

Die grundlegende Funktion von Telekommunikationsanlagen ist nach wie vor die klassische Telefonie – also die zuverlässige Erreichbarkeit sowie das Führen interner und externer Gespräche. Darüber hinaus kommen in vielen Einrichtungen verschiedene Komfort- und Spezialfunktionen zum Einsatz. Dazu gehören beispielsweise Chef-Sekretariats-Schaltungen, bei denen ein Sekretariat Anrufe für Führungskräfte entgegennimmt oder in deren Namen Gespräche führt. Ebenso werden häufig Anrufübernahmegruppen oder Sammelrufnummern genutzt, über die mit einer einzigen Rufnummer mehrere Ansprechpartner gleichzeitig erreichbar sind, etwa im IT-Support oder in Servicebereichen.

Insbesondere im Klinik- und Krankenhausumfeld spielen zudem Alarmierungs- und Notfallfunktionen eine zentrale Rolle. Rufbereitschaften, Notfallteams oder diensthabende Mediziner müssen jederzeit schnell und zuverlässig erreichbar sein. Dafür werden oftmals Alarmserver, spezielle Rufgruppen oder zentrale Notfallrufnummern eingesetzt, über die sich definierte Teams unmittelbar kontaktieren lassen, ohne dass einzelne Personen oder Durchwahlnummern bekannt sein müssen.

Welche Rolle spielt Patiententelefonie heute noch im Klinikalltag?

Patiententelefonie spielt in vielen Krankenhäusern und Universitätskliniken weiterhin eine Rolle, wenngleich ihre Bedeutung in den vergangenen Jahren spürbar abgenommen hat. Durch die zunehmende Nutzung von Smartphones wird die klassische Patiententelefonie zwar seltener genutzt, dennoch besteht insbesondere in modernen Klinikgebäuden weiterhin Bedarf an zuverlässiger Kommunikationsinfrastruktur – beispielsweise aufgrund baulicher Gegebenheiten wie energetisch beschichteter Fenster, die den Mobilfunkempfang einschränken können. In solchen Fällen sind Telefone oder zumindest eine stabile WLAN-Versorgung auf den Patientenzimmern weiterhin relevant.

Welche weiteren Dienste werden neben der Telefonie über die TK-Anlage realisiert?

Die Auswahl zusätzlicher Dienste neben der Telefonie wird jeweils durch die individuellen Anforderungen und Einsatzszenarien des Kunden bestimmt. In einigen Fällen handelt es sich tatsächlich um reine TK-Anlagen, bei denen ausschließlich klassische Telefonie genutzt wird. In vielen unserer Projekte wird jedoch strategisch weitergedacht und geprüft, welche zusätzlichen Dienste sinnvoll integriert werden können.

Dazu gehören beispielsweise Chat- und Kurznachrichtenfunktionen, die auch auf DECT-Geräten genutzt werden können. Im Rahmen von Alarmierungsprozessen ermöglicht dies nicht nur die Anzeige einer Rufnummer, sondern zusätzlich die Übermittlung konkreter Informationen, etwa einer Nachricht an definierte Alarmgruppen wie „Bitte zu Station 1“.

An PC-Arbeitsplätzen sind Funktionen wie Chat, Erreichbarkeitsstatus sowie die Anbindung an andere Dienste von größerer Bedeutung. Dazu gehören etwa Telefonbuchanbindungen oder Office-Integrationen, sodass die Mitarbeiter direkt aus Anwendungen heraus telefonieren können. Anstatt zunächst eine Telefonnummer zu recherchieren und manuell auswählen zu müssen, kann per Mausklick direkt ein Anruf ausgelöst werden.

Auch klassische Dienste wie Fax spielen weiterhin eine wichtige Rolle – insbesondere im Krankenhausumfeld. Die Kommunikation mit Arztpraxen erfolgt nach wie vor häufig per Fax, weshalb dieser Dienst in vielen Einrichtungen unverzichtbar bleibt.

Darüber hinaus werden oftmals Contact-Center- und Hotline-Lösungen integriert, etwa für das Terminmanagement. Patienten erhalten dabei zentrale Rufnummern, über die Termine koordiniert werden können. Dadurch müssen sie nicht direkt einzelne Stationen oder Ambulanzen kontaktieren. Stattdessen übernehmen speziell eingerichtete Arbeitsplätze die zentrale Terminverwaltung für verschiedene Kliniken und Fachbereiche. Dies entlastet die Mitarbeiter an den Empfängen der Spezialstationen, sodass sie sich stärker auf die Betreuung der Patienten und die Zusammenarbeit mit Ärzten vor Ort konzentrieren können, ohne durch eingehende Telefonate permanent unterbrochen zu werden.

Wie plant ihr ein Grobkonzept für eine zukünftige Kommunikationslösung?

Bei der Erstellung eines Grobkonzepts für eine zukünftige Kommunikationslösung verfolgen wir zunächst einen technologieunabhängigen Ansatz. Im ersten Schritt analysieren wir gemeinsam mit dem Kunden den konkreten Bedarf in Funktionsblöcken der Bereiche Telefonie, Chat, Video und weiterer Kommunikationsdienste sowie die geplanten Einsatzbereiche.

Anschließend prüfen wir die vorhandene Infrastruktur und entwickeln Konzepte für die Anbindung der Endgeräte. Häufig sind Arbeitsplätze bereits mit IP-Netzwerkverkabelung ausgestattet, während zusätzlich aus historischen Gründen noch klassische Telefonanschlüsse vorhanden sind. In solchen Fällen sollte bevorzugt die bestehende Netzwerkverkabelung anstelle separater Telefonleitungen genutzt werden.

Wenn keine geeignete Netzwerkanbindung vorhanden ist, gibt es unterschiedliche konzeptionelle Lösungsansätze. Zunächst wird bewertet, ob an einem Arbeitsplatz überhaupt noch ein physisches Telefon erforderlich oder beispielsweise ein Softphone mit Headset ausreichend ist. Dadurch lassen sich Betriebs- und Wartungsaufwände reduzieren.

Sofern weiterhin physische Telefone benötigt werden, müssen gegebenenfalls zusätzliche Netzwerkanschlüsse durch die Netzwerkabteilung des Kunden bereitgestellt werden. Alternativ können bestehende Altverkabelungen weiterverwendet werden, etwa durch den Einsatz von IP-Analog-Gateways statt Mediagateways.

Für größere Distanzen innerhalb von Gebäuden können zudem Medienkonverter-Technologien zum Einsatz kommen. Diese ermöglichen die Bereitstellung von IP-Netzwerken auch über größere Distanzen, die mit klassischer Netzwerktechnik normalerweise nicht mehr realisierbar wären. Dadurch können bestehende Leitungsstrukturen weiterhin effizient genutzt werden.

Welche Phasen umfasst der Migrationsplan?

Ein Migrationsplan besteht im Wesentlichen aus mehreren aufeinander aufbauenden Schritten. Zunächst wird eine detaillierte Ist-Aufnahme durchgeführt. Während im Grobkonzept noch mit Schätzungen gearbeitet wird, sieht die Ist-Analyse eine genaue Erfassung vor, beispielsweise der Anzahl und Verteilung der Endgeräte und Mediagateways und deren Zuordnung zu einzelnen Gebäuden und technischen Einheiten.

Im nächsten Schritt wird diese Ist-Analyse mit dem vorhandenen Stand des IP-Netzwerkes abgeglichen. Dabei wird geprüft, an welchen Standorten ausreichend Netzwerkdosen vorhanden sind und wo gegebenenfalls Nachrüstbedarf besteht. Auf dieser Grundlage entscheiden wir, ob die vorhandene Infrastruktur ohne zusätzliche Maßnahmen genutzt werden kann oder ergänzende technische Lösungen erforderlich sind.

Nach dieser Phase der Feinplanung startet die operative Umsetzung, die ebenso wie die Feinplanung in der Regel durch spezialisierte Telefonie- und Netzwerkdienstleister beim Kunden durchgeführt wird.

Unsere Rolle besteht dabei überwiegend in der fachlichen Begleitung und Qualitätssicherung. Wir prüfen die durchgeführten Analysen, bewerten die Vollständigkeit der erfassten Daten und identifizieren gegebenenfalls Bereiche, die einer weitergehenden Detailanalyse bedürfen. Durch diese begleitende Unterstützung stellen wir sicher, dass die Migration auf einer belastbaren Planungsgrundlage erfolgt.

Wie sieht der Zeitplan für ein Migrationsprojekt aus?

Der zeitliche Rahmen einer Migration hängt maßgeblich davon ab, in welchem Umfang Anpassungen an der bestehenden IP-Netzinfrastruktur erforderlich sind. Aus unserer Erfahrung ist bei größeren Umgebungen, insbesondere im Klinikbereich, häufig von einer Projektdauer zwischen zwei und fünf Jahren auszugehen.

Dieser Zeitraum ergibt sich aus der Vielzahl technischer und organisatorischer Einzelschritte sowie der Einbindung zahlreicher beteiligter Abteilungen und Fachbereiche. Gerade in kritischen Infrastrukturen wie Krankenhäusern muss sichergestellt werden, dass die Kommunikationsfähigkeit jederzeit uneingeschränkt erhalten bleibt. Eine Unterbrechung der Telefonie im laufenden Betrieb ist daher keine Option.

Aus diesem Grund liegt ein wesentlicher Schwerpunkt auf der sorgfältigen Vorplanung und Vorbereitung. Die neue Lösung wird vollständig vorbereitet und getestet, bevor die eigentliche Umstellung erfolgt. Dadurch kann die Migration innerhalb der einzelnen Bereiche anschließend in kurzer Zeit und ohne nennenswerte Auswirkungen auf den Betrieb durchgeführt werden.

Welche Kosten können entstehen?

Im Rahmen unserer Projekte erstellen wir regelmäßig Kostenabschätzungen als Grundlage für Ausschreibungen. Die tatsächlichen Kosten hängen stark von der jeweiligen Ausgangssituation des Kunden ab. Ein wesentlicher Faktor ist dabei der Zustand der bestehenden IP-Netzinfrastruktur und die Frage, ob zusätzliche Investitionen erforderlich sind. Für diese Bewertungen arbeiten wir eng mit unseren Fachbereichen für Netze und Infrastrukturen zusammen.

Im Bereich der Telefoniemigration kann bei einer vollständigen Neubeschaffung einer UC-Lösung erfahrungsgemäß mit Investitionen von etwa 500 bis 600 Euro pro Nutzer beziehungsweise Endgerät gerechnet werden. In diesen Kosten sind neben den Endgeräten auch zentrale Systeme, Hardwarekomponenten, Lizenzen sowie weitere notwendige Bestandteile der Lösung enthalten.

Bei großen Organisationen entsteht dadurch nicht selten ein Investitionsvolumen im Millionenbereich. Aus diesem Grund bewegen sich solche Beschaffungen bei öffentlichen Aufraggebern vielfach im Rahmen EU-weiter Ausschreibungsverfahren.

Wo liegen typische Herausforderungen bei einem Migrationsprojekt?

Bei Migrationsprojekten liegen die Tücken häufig im Detail. In gewachsenen Infrastrukturen sind über Jahre hinweg zahlreiche Systeme an die Telefonanlage angebunden worden, beispielsweise Schrankensteuerungen, Türsprechanlagen oder Aufzugnotrufsysteme.

Eine vollständige Erfassung dieser Abhängigkeiten ist in der Grobkonzeption nahezu unmöglich. In dieser Phase fokussieren wir uns daher auf die Identifikation der wesentlichen und besonders kritischen Komponenten. Die vertiefte Analyse erfolgt im Rahmen der Feinplanung. Auch dort ist eine vollständige Transparenz in komplexen Umgebungen nicht vollumfänglich erreichbar, da ein unverhältnismäßiger Aufwand entstehen würde.

Wir arbeiten daher mit einem strukturierten, pragmatischen Vorgehen, bei dem potenzielle Abhängigkeiten frühzeitig berücksichtigt und entsprechende Szenarien vorbereitet werden. So stellen wir sicher, dass auch unerwartete Anforderungen im Projektverlauf kontrolliert aufgefangen werden können.

Was ist dein persönliches Fazit?

Wir erleben in vielen Kundenumgebungen, wie unterschiedlich der Stand der Digitalisierung ausgeprägt ist. Oftmals treffen wir auf historisch gewachsene Strukturen, in denen noch stark papierbasierte Prozesse und voneinander getrennte Systeme dominieren. Das gilt insbesondere auch für die Telefonie, in der moderne Möglichkeiten wie CTI-Integration und zentrale Adressverzeichnisse oft nur eingeschränkt oder gar nicht genutzt werden.

Statt eines durchgängigen Systems existieren vielfach mehrere, nicht miteinander verbundene Verzeichnisse und Anwendungen. Für die Anwender bedeutet das zusätzlichen Aufwand und Medienbrüche im Alltag, etwa wenn Telefonnummern in unterschiedlichen Systemen recherchiert und manuell übertragen werden müssen.

Gleichzeitig zeigt die Praxis sehr deutlich, welches Potenzial in modernen, miteinander verbundenen Lösungen steckt. Sobald wir entsprechende Ansätze unseren Kunden vorstellen, wird für sie sichtbar, wie groß der Mehrwert einer konsolidierten und durchgängigen Systemlandschaft tatsächlich ist.

Die Ursachen für diese Situation liegen in der Regel in besagten historisch gewachsenen Organisations- und Verantwortungsstrukturen sowie in einem Silo-Denken, bei dem Telefonie, IT und Gebäudemanagement lange Zeit getrennt betrachtet wurden. Gerade hier zeigt sich, wie wichtig es ist, diese Bereiche zunehmend zusammenzuführen und ganzheitlich zu denken.

Somit wird deutlich: Der entscheidende Hebel für erfolgreiche Digitalisierung liegt nicht allein in der Technik, sondern vor allem in der Bereitschaft, historisch gewachsene Strukturen konsequent weiterzuentwickeln und Silos nachhaltig aufzubrechen.