Miro – die eierlegende Wollmilchsau für Workshops und Seminare

Kriterien für die Entscheidung

Ein wichtiger Aspekt für digitale Workshop-Werkzeuge wie Miro ist die einfache Beteiligungsmöglichkeit für Dritte. Wenn es ausreicht, den Teilnehmenden einen Link zu geben, damit sie sich ohne Probleme beteiligen können, ist das nicht nur für die Workshopleitung praktisch, sondern erhöht auch die Akzeptanz bei den Teilnehmenden, da sie keinen technischen Aufwand haben und sich nirgendwo anmelden müssen.

Ebenso wichtig ist die einfache Erstellung von Handouts. Was bei klassischen Präsenzseminaren im Anschluss an einen Workshop oder ein Seminar oft mit viel Aufwand verbunden ist, wird hier zum Kinderspiel. Ein gutes Tool wie Miro muss also als Mehrwert nicht nur die eigentliche gemeinsame Arbeit ermöglichen, sondern auch die Vor- und Nachbereitung so einfach wie möglich gestalten.

Im Zentrum steht jedoch die Frage nach dem tatsächlichen Nutzen. Da ist zum einen die Übertragbarkeit von Präsenz auf digital. Mit Miro können Arbeitsabläufe und Methoden so umgesetzt werden, als würde man gemeinsam vor Ort in einem Workshopraum arbeiten. Darüber hinaus bietet es Möglichkeiten, die klassische Werkzeuge wie Pinwand, Flipchart und Moderationskoffer in Präsenz nicht bieten. Auf diese methodischen Potenziale soll im Folgenden näher eingegangen werden.

Gleich und besser

Ein digitales Workshop-Werkzeug wie Miro muss alles, was in Präsenz möglich ist, gleichwertig abbilden und darüber hinaus einen Mehrwert bieten. Das macht es letztlich nicht nur zu einem Werkzeug für Online-Formate wie Videokonferenzen, sondern kann auch Besprechungsräume digital bereichern.

Zeit und Raum

Der wesentliche Unterschied zwischen der Ausstattung eines Besprechungsraumes und diesem digitalen Workshop-Werkzeug ist, dass für Miro Zeit und Raum keine Rolle spielen. Im Gegensatz zu einem Besprechungsraum, der in vielen Unternehmen eine knappe und heiß umkämpfte Ressource ist, steht ein Miroboard jederzeit zur Verfügung.

Wo es in der realen Welt schwierig sein kann, überhaupt einen Raum in der gewünschten Größe, mit der gewünschten Ausstattung und für die gewünschte Dauer zu bekommen, stellen sich diese Fragen bei Miro nicht. Mit einem Klick ist ein neues Board erstellt und jederzeit online verfügbar. Es muss also kein Workshop-Equipment wie Pinwände, Flipcharts und Moderationskoffer herbeigeschafft und wieder weggeräumt werden, sondern die Tools und Arbeitsergebnisse bleiben über Zeit und Raum hinweg erhalten. So können die Mitglieder einer Arbeitsgruppe weit über einen oder mehrere gemeinsame Workshop-/Meetingtermine hinaus auf ihre Arbeit am Board zugreifen. Dies ermöglicht eine ganz andere Arbeitsweise, Ergebnisverwertung und Kontinuität, insbesondere bei Entwicklungsprozessen. Dadurch entsteht eine durchgängige Arbeitsumgebung, die es möglich macht, Prozesse flexibel weiterzuentwickeln, anstatt unter Zeitdruck abzuschließen. Ergebnisse bleiben lebendig und bearbeitbar, was die Qualität und Nachhaltigkeit der Zusammenarbeit erheblich steigern kann.

Um diese neue Form der flexiblen Zusammenarbeit auch in Präsenz weiterzuführen, liegt es nahe, Miro nicht nur online, sondern auch im Besprechungsraum einzusetzen. So können Teams nahtlos an bereits online erarbeitete Ergebnisse anknüpfen. Damit dann nicht alle Teilnehmenden gemeinsam in einem Raum sitzen, aber jeder vor seinem eigenen Laptop, sollte bei der Auswahl eines interaktiven Displays darauf geachtet werden, ob Miro damit genutzt werden kann, entweder als installierte App oder browserbasiert. Es lohnt sich also, bei der Ausstattung der eigenen Besprechungsräume darauf zu achten, dass diese nicht nur mit den Klassikern wie Pinwand, Flipchart und Whiteboard, sondern auch mit einem interaktiven Display ausgestattet sind.

Diese Flexibilität, Miro sowohl online als auch im Workshopraum einzusetzen, prädestiniert es ebenso für hybride Einsatzszenarien, bei denen nur ein Teil der Teilnehmenden gemeinsam vor Ort ist und sich alle anderen digital zuschalten. Da alle Teilnehmenden die gleichen umfassenden Beteiligungsmöglichkeiten haben, entsteht kein soziales Gefälle, wie es sonst in hybriden Besprechungssituationen häufig der Fall ist.

Bewährte Methoden aus Präsenz nun digital

Methoden, die sich in Präsenz bewährt haben, möchte man nach Möglichkeit auch digital einsetzen, umso mehr, wenn die Methode durch das digitale Format noch einfacher, besser oder nützlicher wird. Ein typisches Beispiel, gerade für Einstiege in Workshops, ist die Arbeit mit Bildkarten. Dies lässt sich mit Miro ganz einfach digital umsetzen. Dazu lädt man die gewünschten Bilder (Achtung Copyright!) auf ein Miroboard hoch und ordnet sie passend an. In Präsenz nehmen sich alle Teilnehmenden jeweils ein Bild – auf dem Miroboard funktioniert das ähnlich. Jede Person sucht sich ein Bild aus und markiert es, etwa indem sie es verschiebt oder mit einem Symbol kennzeichnet. So wird sichtbar, dass das Bild bereits vergeben ist. Noch flexibler wird es digital: Statt die Bilder zu verschieben, können sich die Teilnehmenden z.B. durch ein Emoji oder eine kleine Notiz mit ihrem Namen bei einem Bild „positionieren“. Dadurch können auch mehrere Personen dasselbe Bild auswählen – eine Möglichkeit, die in Präsenz zwar denkbar, aber kaum üblich und digital deutlich einfacher umzusetzen ist. Eine weitere Variante, die nur online möglich ist: Ausgewählte Bilder können kopiert und so mehreren Teilnehmenden gleichzeitig zugeordnet werden.

Auch soziometrische Aufstellungen sind eine beliebte Methode für Workshops und Seminare, zum Beispiel als Icebreaker zu Beginn. Dabei stellen sich die Teilnehmenden nach bestimmten Kriterien (z. B. Alter der Teilnehmenden, Wohnort der Teilnehmenden von Nord nach Süd, Jahre der Betriebszugehörigkeit etc.) im Raum auf. Das bietet neben der Bewegung die Möglichkeit, soziale Bezüge herzustellen und je nach Aufgabenstellung bereits in die zu bearbeitenden Themen einzusteigen. Abgesehen vom Aspekt der Bewegung lassen sich solche soziometrischen Aufstellungen ebenfalls wunderbar mit Miro umsetzen. Wie zuvor bieten sich auch hier Icons, Emojis, Bilder, Formen oder Notizen an, die von den Teilnehmenden stellvertretend verwendet werden können und dann je nach Aufgabenstellung in der entsprechenden Konstellation auf dem Board platziert werden.

Eine in Workshops häufig verwendete Methode ist die Abstimmung. In Präsenzveranstaltungen werden dazu meist kleine rote Klebepunkte verwendet. So wertvoll die Erkenntnisse aus einer Abstimmung sein können, so umständlich ist oft die Durchführung. Auch hier bietet Miro als digitales Workshop-Tool einen klaren Vorteil, denn die Abstimmungsfunktion steht jederzeit auf einem Board zur Verfügung, erfordert keine Vorbereitung und ermöglicht zudem anonyme Abstimmungen – ein Aspekt, der in Präsenzveranstaltungen nur schwer vollständig umgesetzt werden kann.

Dies waren nur drei kleine Beispiele, die zeigen, welches Potenzial in Miro steckt und wie einfach bewährte Methoden aus der Präsenzwelt in ein digitales Format übertragen werden können. Darüber hinaus gibt es einige Dinge, die in Präsenz nicht (ohne Weiteres) möglich sind.

Häufige Probleme in Präsenz-Meetings

Frustrierende Situationen, die alle kennen, die schon mal ein Meeting, einen Workshop oder ein Seminar geleitet haben, sind vor allem die, wo einem die Rahmenbedingungen und (unzureichende) Ressourcen in die Parade fahren: ausgetrocknete Stifte, wackelige Flipcharts mit zu wenig und stark gewelltem Papier, ein Moderationskoffer, dessen Füllung bestenfalls für die erste Übung reicht und eine Pinwand mit zu wenig Nadeln sind nur ein paar der üblichen Beispiele, wie endliche Ressourcen den Adrenalinspiegel bei Workshopleitungen in ungeahnte Höhen treiben können.

Hier sind digitale Workshop-Tools wie Miro von großem Vorteil. Digital gibt es keine begrenzten Ressourcen. Am linken Fensterrand von Miro steht eine Werkzeugleiste zur Verfügung, die Sie und die Teilnehmenden unendlich mit Notizen, Symbolen, Formen, Bildern etc. versorgt. Das macht das Leben der Workshopleitung um einiges entspannter.

Auch der Methodenwechsel ist in Präsenzveranstaltungen nicht so einfach, da je nach Methode ein entsprechender Vorbereitungsaufwand erforderlich ist. Erfahrene Workshopleitungen berücksichtigen das natürlich und bereiten methodisch oft mehr vor, als dann tatsächlich benötigt wird, doch auch das hat seine Grenzen. Anders bei Miro. Wenn sich im Laufe eines Workshops herausstellt, dass der nächste Schritt idealerweise mit einer Methode gemacht werden sollte, die noch nicht auf dem Board vorbereitet ist, dann ist es eine Sache von wenigen Klicks, und die gewählte Methode kann sofort durchgeführt werden. Ermöglicht wird dies durch eine umfangreiche Vorlagendatenbank, die jederzeit zur Verfügung steht und nach Stichworten und Einsatzzwecken durchsucht und gefiltert werden kann. Damit wird der Methodenwechsel nicht nur spontaner als in Präsenz, sondern in vielen Fällen überhaupt erst möglich.

Etwas, das bis vor kurzem in Präsenzformaten kaum möglich war, war die direkte Interaktion mit den Inhalten einer Präsentation, also z.B. das Notieren von Antworten direkt auf eine Folie mit einer Frage. Es gab den Beamer mit den Folien und ein Flipchart für die Sammlung der Antworten. Ein unschöner Medienbruch. Erst mit den interaktiven Displays, die sich in letzter Zeit immer mehr verbreiten, wird eine solche Form der Interaktion möglich. Mit Miro geht das viel einfacher. Wenn Sie auf einem Miroboard die Folien als pdf einbetten, dann können Sie diese sowohl präsentieren als auch direkt auf dem Board damit interagieren, wie mit jedem anderen Objekt auch.

Aufmerksamkeit lenken

Abschließend soll noch auf einen Aspekt eingegangen werden, der in Präsenzformaten kaum kontrollierbar ist: die gezielte Fokussierung der Teilnehmenden auf die jeweils relevanten Inhalte. In einem Veranstaltungsraum muss die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden durch die Moderation gezielt gelenkt werden. Das garantiert aber nicht, dass diese nicht immer wieder bei bereits erarbeiteten Inhalten „hängen bleiben“.  Zu viele Dinge sind im Blickfeld, die ablenken können. Alles bisher Erarbeitete auszublenden ist meist keine praktikable Lösung. Handelt es sich nur um Inhalte auf einem Flipchart, ist eine beliebte Methode, diese erst nach und nach durch Umschlagen sichtbar zu machen. Miro bietet hierfür deutlich flexiblere Möglichkeiten der Aufmerksamkeitssteuerung.

Das Äquivalent zum umgeschlagenen Flipchartblatt ist bei Miro beispielsweise ein farbiges Quadrat, das immer nur so weit verschoben wird, bis der gewünschte Inhalt sichtbar wird. Vorausgesetzt, die Inhalte sollen nach und nach aufgedeckt werden. Dies entspricht einer 1:1-Umsetzung der Präsenz in Miro. Anders sieht es aus, wenn bestimmte Inhalte jeweils nur dann sichtbar sein sollen, wenn mit ihnen gearbeitet wird. In Miro können alle Inhalte in so genannten Frames zusammengefasst werden. Einer der vielen praktischen Vorteile dieser Frames ist, dass sie je nach Bedarf ein- und ausgeblendet werden können. So sind immer nur die Inhalte für die Teilnehmenden sichtbar, die der Moderator gerade freigibt. Eine weitere Möglichkeit, die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden zu steuern, ist eine in Miro verfügbare Funktion („Bring (everyone) to me“), mit der man die Sicht der Teilnehmenden auf ein Board auf die eigene Sicht setzen kann. Ist diese Funktion aktiviert, kann sich die Moderation sicher sein, dass die Teilnehmenden garantiert den gleichen Bereich des Boards sehen wie sie selbst. Diese Funktion kann für einzelne Teilnehmende oder für alle Teilnehmenden aktiviert werden.

Fazit

Miro ist, stellvertretend für eine ganze Reihe von Apps, die alle mehr oder weniger ähnlich funktionieren, ein ideales Werkzeug für die professionelle Moderation von Meetings und Workshops. Dieser erste kurze Einblick hat Sie hoffentlich neugierig gemacht, ein solches digitales Workshop-Werkzeug einmal auszuprobieren. Wenn Sie Miro und seine vielfältigen Möglichkeiten näher kennenlernen möchten, besuchen Sie den Kurs „Miro – der digitale Workshopraum für Online-Meetings und Workshops“.