Projektinterview: Nutzung von KI im Arbeitsleben der Auszubildenden bei ComConsult

Ben Grünbauer absolviert seit eineinhalb Jahren seine Ausbildung zum Fachinformatiker für Systemintegration bei ComConsult. Vorrangig arbeitet er im IT-Support, unterstützt jedoch auch zunehmend seine Kollegen in den verschiedenen Competence Centern bei der Projektarbeit. In diesem Interview spricht er darüber, wie Künstliche Intelligenz (KI) in seinem Arbeitsumfeld genutzt wird, welche Herausforderungen dabei auftreten und welche Vorteile die Technologie für den Arbeitsalltag bietet.

Wie hat der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Vergleich zu früher deine Arbeitsweise geändert?

In unserem Team sind wir aktuell insgesamt acht Personen: sechs Azubis und zwei Betreuer. Wir nutzen hauptsächlich ChatGPT und DeepL für Übersetzungen, Grammatiküberprüfungen und die Optimierung von Texten. Generell sparen wir durch die Nutzung von KI viel Zeit, besonders bei Aufgaben wie der Textüberarbeitung und dem Erstellen von längeren Texten. Ich lasse die Texte oft von der KI zusammenfassen oder nutze sie als Inspirationsquelle, um meine eigenen Texte zu verbessern. Dadurch kann ich effizienter arbeiten. Im Vergleich zu früher, als KI noch nicht so weit entwickelt war, kann ich heute viel mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen.

Bei welchen Aufgaben ist der Einsatz von KI besonders hilfreich?

Ein gutes Beispiel sind Grammatiküberprüfungen. Wir nutzen DeepL, wenn wir mit englischsprachigen Kunden kommunizieren und stellen damit sicher, dass unsere Texte keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler enthalten. Natürlich kommt die KI nicht zum Einsatz, wenn Projekt-, Kunden- oder ComConsult-interne Daten verwendet werden. In einem Projekt, in dem ComConsult die IT-Infrastruktur und Smart-Building-Komponenten eines historischen städtischen Gebäudes plant, tauschen wir uns momentan recht viel über die geplanten Zugriffskontrollsysteme aus. In der Korrespondenz mit dem Kunden geht es zum Beispiel um Terminplanung und mögliche Vorgehensweisen. Wenn ich dann eine E-Mail an den Kunden schreibe, achte ich darauf, dass alle wichtigen Punkte korrekt und verständlich formuliert sind. Vorausgesetzt, dass keine Interna ausgetauscht werden, nutze ich hier die KI, um meinen Text zu überprüfen und gegebenenfalls zu verbessern.

Verwendest du KI auch für technische Aufgaben oder Herausforderungen, die in deinem Arbeitsbereich auftreten?

Die Kolleginnen und Kollegen wenden sich telefonisch, per E-Mail oder über den Teams-Chat an den IT-Support, wenn sie technische Probleme haben. Sie benötigen Hilfe, weil zum Beispiel ihr Monitor nicht mehr funktioniert, E-Mails nicht mehr verschickt oder empfangen werden können oder wenn es Fragen zu einer Software gibt. Da ist KI dann nicht immer direkt involviert, doch wenn wir bei der Lösung eines Problems nicht weiterkommen, verwenden wir auch hier durchaus KI-Tools wie ChatGPT und finden durch Eingabe der Problembeschreibung neue Lösungsansätze, auf die man selbst erst mal nicht gekommen wäre. Beim Auffinden und Beseitigen von Windows-Problemen hat uns der Einsatz von KI-Tools schon oft geholfen. Windows kann in vielen Bereichen sehr komplex sein und die Optionen sind häufig an unerwarteten Stellen versteckt. Wenn man nicht weiterkommt, kann man die KI fragen, wo eine bestimmte Option zu finden ist und erhält einen genauen Anleitungsweg.

Welche Rolle spielt KI in der Wissensvermittlung, insbesondere für die Azubis?

Für uns Auszubildende ist KI besonders hilfreich, wenn es darum geht, sich schnell in ein Thema einzuarbeiten. Versteht man z. B. eine Aufgabe nicht direkt oder benötigt man nach einem Gespräch mit einem Kollegen noch mehr Informationen, kann man Stichworte in die KI eingeben. Sie fasst dann die relevanten Informationen übersichtlich zusammen, sodass auch komplexe Zusammenhänge schneller und leichter erfasst werden können. Bei schulischen Aufgaben kann die KI ebenfalls weiterhelfen, wenn man nicht weiterweiß. So steht in der Schule unter anderem Programmierung auf dem Lehrplan. Wenn man dabei in einem ‘Tunnelblick’ feststeckt und nicht weiterkommt, kann man den Code in die KI eingeben, die dann auf Fehler hinweist. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern hilft auch beim Lernen, da man nicht stundenlang nach Problemen suchen muss. Natürlich sollte man zuerst selbst versuchen, den Fehler zu finden, doch wenn dies nicht gelingt, ist es großartig, dass die KI den Fehler erklärt und Lösungswege aufzeigt.

Welche Vorteile bieten KI-generierte Zusammenfassungen?

Zusammenfassungen sind besonders hilfreich, wenn wir in der Firma umfangreiche Dokumente zur Weiterbildung erhalten. Manchmal brauchen wir eine schnelle Kurzfassung, um die wichtigsten Punkte auf einen Blick zu erfassen. Die KI liefert diese prägnant und schnell. Doch auch bei eigenen Texten unterstützt sie mich dabei, den Inhalt zu komprimieren und die wesentlichen Aspekte herauszuarbeiten. Ende März steht meine Zwischenprüfung an, und ich mache mir zur Vorbereitung viele Notizen. Dabei nutze ich ChatGPT regelmäßig, um den Lernstoff zusammenzufassen und die wichtigsten Punkte zu lernen. So kann ich den Stoff effizient wiederholen und mich besser vorbereiten, denn eine kurze Zusammenfassung bleibt mir leichter im Gedächtnis.

Hilft die KI auch bei mathematischen Berechnungen?

Ja. Das betrifft vor allem die Schule und die Prüfungen, die die IHK durchführt. Manchmal gibt es dort Rechenaufgaben, bei denen man nicht weiterkommt. In solchen Fällen gebe ich die Aufgabe einfach in die KI ein und stelle meine Frage dazu. Diese liefert mir dann eine gute Erklärung, wie man die Rechnung Schritt für Schritt löst und erspart mir somit langes Ausprobieren und Recherchieren. Besonders in der Mathematik ist das eine große Hilfe, da ich nicht hunderte Quellen durchsuchen muss, sondern direkt eine präzise und verständliche Antwort auf meine Frage erhalte.

Wie wichtig ist es, der KI die richtigen Fragen zu stellen?

Die KI hat sich in letzter Zeit deutlich verbessert. Früher musste man Fragen sehr genau formulieren, doch mittlerweile liefert sie auch bei weniger präzisen Fragen sehr detaillierte Antworten. Ich habe den Eindruck, dass man die KI sogar öfter bremsen muss, weil sie zu viele Informationen liefert, selbst bei sehr kurzen und ungenauen Fragestellungen.

Kann KI auch als Ideengeber eingesetzt werden?

Ja, definitiv. Im IT-Support gibt es ein paar Prozesse mit Verbesserungspotential. Ein Beispiel ist die Softwarefreigabe. Wenn jemand eine neue Software nutzen möchte, muss er die IT-Support-Abteilung um Erlaubnis bitten. Dazu verfasst der Betreffende eine E-Mail, in der er erklärt, warum er die Software benötigt. Der IT-Support prüft anschließend, ob die Software datenschutzkonform ist und den Firmenrichtlinien entspricht. Dieser Prozess kann eine Weile dauern, weil es hierfür noch kein klar strukturiertes Vorgehen gibt. Als ich meine Ausbildung im Unternehmen begann, fragte ich mich, wie sich dieser Prozess verbessern ließe und habe dann die KI genutzt, um Ideen dafür zu sammeln. Zunächst versuchte ich, selbst Lösungen zu finden – das mache ich übrigens immer so – und dann nutzte ich die KI, wenn ich nicht weiterwusste. Die KI hat mir geholfen, einige neue Ideen zu entwickeln, die ich noch nicht in Betracht gezogen hatte. Auch wenn viele Vorschläge schon in meiner ursprünglichen Überlegung enthalten waren, konnte ich noch ein paar neue Ansätze aufnehmen, die den Prozess weiter verbessern konnten. In naher Zukunft wird unser Unternehmen ein neues Ticketsystem einführen, das diesen Ablauf erheblich optimieren wird. Mit einer integrierten Wissensdatenbank und einem direkten Kontakt zum IT-Support wird die Softwarefreigabe viel effizienter ablaufen – eine Entwicklung, auf die ich mich sehr freue.

Wie stellst du sicher, dass die von der KI gelieferten Informationen korrekt sind?

Für mich ist es zunächst wichtig, meinem gesunden Menschenverstand zu vertrauen. Wenn ich die Antwort von der KI erhalte, überlege ich mir erst einmal, ob sie überhaupt Sinn macht. Es gibt viele Informationen, die mir in der groben Richtung schon sinnvoll erscheinen, insbesondere wenn sie mit etwas übereinstimmen, das ich schon mal gehört habe. In solchen Fällen vertraue ich der KI und prüfe nicht immer alles im Detail. Jedoch kontrolliere ich bei bedeutsamen oder sensiblen Themen – vor allem, wenn es um wichtige Entscheidungen geht – die Informationen zusätzlich, sei es durch Google, Blogs oder Artikel. Es gibt zu fast jedem Thema unzählige Quellen, die ich nutzen kann, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist.

Welche Herausforderungen oder Grenzen hast du bei der Nutzung von KI festgestellt?

Wir nutzen die kostenfreien Versionen von ChatGPT und DeepL. Ein großes Problem ist hier die begrenzte Fähigkeit, Dokumente zu verarbeiten. Besonders das Einlesen und Zusammenfassen von längeren Texten funktioniert oft nicht so gut oder ist in den kostenfreien Varianten gar nicht möglich. Bei der Zeichenbegrenzung gibt es ebenfalls Einschränkungen – bei größeren Dokumenten stößt man schnell an Grenzen. Bei den kostenfreien Varianten ist das Einlesen von ganzen Dokumenten, zum Beispiel PDFs, in die KI eine kostenpflichtige Premiumfunktion.

Insbesondere gibt es bei sehr aktuellen Themen Einschränkungen. Möchte man sich beispielsweise über die neuesten politischen Entwicklungen oder Finanzmarkttrends informieren, kann die KI nur begrenzt weiterhelfen, da sie nicht immer auf die neuesten Daten zugreifen kann. Bei spekulativen Themen wie Investments weist die KI häufig darauf hin, dass sie keine verlässlichen Informationen liefern kann. Deshalb würde ich sie in solchen Fällen nicht als zuverlässige Quelle nutzen. Es gibt definitiv Grenzen, und gerade bei sensiblen und sich schnell verändernden Themen sollte man stets vorsichtig sein und weitere Quellen heranziehen.

Wie hat sich durch den Einsatz von KI deine Arbeitsproduktivität und -effizienz geändert?

Die Zeitersparnis ist auf jeden Fall immens. Es kommt natürlich darauf an, was man macht. Bei der Projektarbeit kommt die KI weniger zum Einsatz, doch bei der täglichen Arbeit im IT-Support ist der Einsatz von KI mittlerweile unverzichtbar und im gesamten Team der Auszubildenden zum Standard im Arbeitsalltag geworden. Zusammenfassend kann ich sagen, dass ich durch den Einsatz der KI etwa 30 bis 40 Prozent der Zeit einspare. Bei der Informationsbeschaffung hilft die KI enorm, weil sie die relevanten Informationen innerhalb von Sekunden liefern kann.

Gibt es Aufgaben, die du bewusst nicht mit der KI erledigst?

Oberste Priorität hat die Arbeitsrichtlinie von ComConsult, die die Eingabe von unternehmensinternen und kundenspezifischen Informationen in öffentliche oder nicht freigegebene KI-Systeme untersagt, weil dies einer Veröffentlichung der Daten gleichkommt und unter Umständen durch Dritte eingesehen werden könnte.

Es gibt ebenso kleinere Aufgaben, bei denen ich die KI nicht gebrauche. Wenn ich zum Beispiel mit einfachen Google-Recherchen schnell eine Antwort auf eine Aufgabenstellung finde oder wenn ich bereits Lösungsansätze im Kopf habe, dann gebe ich die Frage nicht noch mal in die KI ein, sondern versuche selbst, eine Lösung zu finden. Die KI kommt bei mir eher dann zum Einsatz, wenn es um größere, komplexere Aufgaben geht, bei denen es wirklich sinnvoll ist, die Unterstützung zu nutzen. Bei kleineren, alltäglichen Aufgaben vertraue ich lieber auf meine eigenen Recherchen.

Wie steht ComConsult generell zum Thema Nutzung von KI?

ComConsult ist gegenüber dem Thema KI sehr offen eingestellt, solange unsere Vorgaben zum Datenschutz eingehalten werden können. Unser Geschäftsführer Thomas Steil hat einen eigenen KI-Rechner zu Hause, den ich mit aufgesetzt habe. Vor etwa einem Jahr wurde bei uns eine KI-Gruppe ins Leben gerufen, die wöchentliche Meetings abhält. Dort besprechen wir die Entwicklung einer eigenen ComConsult-KI, die hoffentlich bald in unserem neuen Gebäude verfügbar sein wird. Natürlich erfordert das eine Menge Planung und Rechenleistung. Im Grunde soll sie genauso funktionieren wie ChatGPT, der große Unterschied ist jedoch, dass wir mit dieser KI auch firmen- und kundeninterne Daten bearbeiten können. Es handelt sich um eine gehostete KI, die ausschließlich für uns bei ComConsult verfügbar ist. Sie wird in der Lage sein, interne Prozesse zu unterstützen und Informationen aus verschiedenen Quellen zu verarbeiten, ohne dass wir Einschränkungen wie bei öffentlich zugänglichen KI-Lösungen haben werden. Das ist gerade ein spannendes Thema in unseren Besprechungen und wir sind zuversichtlich, dass da in Zukunft viel kommen wird.