Projektinterview: RZ-Migration: Vorbereitung, Begleitung und Durchführung

Ein Kunde aus dem Finanzsektor plante den Umzug seines Rechenzentrums. Wie war der grobe Ablauf des Projekts?

Tomovic: Das Projekt läuft bereits seit rund zwei Jahren. Ausgangspunkt des Kunden war, dass ein neues Rechenzentrum benötigt wurde, woraufhin zunächst die entsprechende Standortsuche sowie die Auswahl geeigneter Dienstleister erfolgten. Ich selbst bin im Juni des letzten Jahres als Projektleiter in das Projekt eingestiegen.

Ermes: Wir von ComConsult beschäftigen uns seit 2024 mit dem Projekt. Zu Beginn lag unser Fokus auf der Ist-Aufnahme. Zwar gab es bereits eine Dokumentation, diese war jedoch an einigen Stellen nicht vollständig. Daher haben wir die Gegebenheiten vor Ort mit Zettel und Stift noch einmal detailliert überprüft und dokumentiert, welche Systeme aufgenommen worden waren und welche nicht, und welche Systeme in das neue Rechenzentrum verlagert werden sollten.

Auf Basis dieser Ist-Aufnahme haben wir anschließend den Platzbedarf für den neuen Standort ermittelt – einschließlich der Anzahl und Größe der benötigten Schränke. Dabei wurde die ursprüngliche Planung noch um zusätzliche Schränke als Reserve erweitert.

Im nächsten Schritt erfolgte die Planung der passiven Verkabelung sowie die strukturierte Zuordnung der Systeme zu den einzelnen Schränken. Auch die Anforderungen an Stromversorgung und Wärmeentwicklung mussten dabei berücksichtigt werden.

Darüber hinaus haben wir die Unterlagen für die einzelnen Umzugstermine vorbereitet, darunter Laufzettel, Verkabelungspläne und Stücklisten. Herr Tomovic hat dabei als Projektleiter maßgeblich die Projektsteuerung übernommen. Abschließend haben wir den Rechenzentrumsumzug in mehreren Wellen begleitet.

Was war eine der größten Herausforderungen im Vorfeld des RZ-Umzugs?

Ermes: Eine der Herausforderungen war aus meiner Sicht die sehr dezentral geführte Dokumentation. Rückblickend wäre es für mich deutlich einfacher gewesen, wenn es für alle Beteiligten eine zentrale Dokumentation gegeben hätte.

Aufgrund der unterschiedlichen Herangehensweisen, Sichtweisen und Prioritäten der einzelnen Abteilungen hatte jeder Bereich seine eigene, für ihn passende Dokumentation. Diese verschiedenen Dokumentationsstände mussten wir zunächst zusammenführen und auf einen gemeinsamen Stand bringen.

Ich habe mir deshalb zum Ziel gesetzt, eine zentrale Liste bereitzustellen. Dabei entstanden Diskussionen darüber, welche Informationen darin enthalten sein sollten. Für den Umzug waren aus meiner Sicht bestimmte Angaben nicht relevant, während andere Beteiligte diese Informationen als wichtig erachteten. Umgekehrt wurde auch hinterfragt, warum bestimmte Angaben in der zentralen Liste fehlten.

Letztlich haben wir uns auf einen gemeinsamen Stand und eine einheitliche Vorgehensweise verständigt, wobei uns Herr Tomovic sehr unterstützt hat.

Tomovic: Ja, das ist vollkommen richtig. Das Thema Dokumentation war tatsächlich eine der zentralen Herausforderungen. Und ich glaube, das ist für eine Organisation dieser Größe auch nicht ungewöhnlich. Eine Organisation ist ständig in Bewegung, und häufig wird die Dokumentation erst im Nachgang aktualisiert. Für eine belastbare Planung des Umzugs ist eine saubere Ist-Analyse jedoch unerlässlich.

Welche weiteren Aspekte waren für die Planung besonders wichtig?

Tomovic: Ein zentraler Punkt war auch eine umfassende Risikoanalyse. Ein Umzug bringt zahlreiche Risiken und Abhängigkeiten mit sich. Auch wenn wir im Dualbetrieb mit zwei Rechenzentren arbeiten, bestehen vertragliche Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden, eine entsprechende Redundanz kontinuierlich sicherzustellen. Deshalb war es wichtig, die vielfältigen internen und externen Einflussfaktoren frühzeitig zu identifizieren und entsprechende vorbeugende Maßnahmen zu definieren.

Ein weiterer wichtiger Aspekt war die systematische Durchführung des Umzugs. Wir haben den Umzug in einer festgelegten Reihenfolge und in mehreren Wellen durchgeführt. Auf den ersten Blick mag ein Rechenzentrumsumzug vielleicht banal wirken: Hardware abbauen, transportieren, wieder anschließen und in Betrieb nehmen. Tatsächlich ist der organisatorische Aufwand jedoch erheblich.

Was macht einen RZ-Umzug organisatorisch so anspruchsvoll?

Tomovic: Es müssen zahlreiche Beteiligte koordiniert werden – angefangen bei den technischen Fachkräften und den Verantwortlichen für die einzelnen Systeme über die Spezialisten für den Umzugsprozess bis hin zu den externen Umzugsunternehmen. Hinzu kommen interne Kompetenzen, beispielsweise aus dem Applikationsmanagement. Insbesondere bei Umzugsterminen an Wochenenden müssen diese Beteiligten weit im Voraus eingeplant, organisiert und koordiniert werden.

Eine weitere zentrale Herausforderung war das rechtzeitige Aufsetzen des Setups des zukünftigen Rechenzentrums, in unserem Fall des Cages, damit die Systeme dort überhaupt aufgenommen werden konnten. Gerade bei Themen wie Datenleitungen und Netzwerkanbindung kann man aus meiner Sicht nicht früh genug beginnen.

Meine Empfehlung ist, sich mindestens ein Jahr im Voraus mit diesem Thema zu befassen und die entsprechenden Beauftragungen frühzeitig zu erteilen. Gerade in einer angespannten globalen Marktsituation, wie wir sie im vergangenen Jahr erlebt haben und auch im laufenden Jahr vorfinden, können sich Lieferzeiten erheblich verlängern. Teilweise sind bestimmte Komponenten, wie beispielsweise Chips, nicht in ausreichender Menge verfügbar, sodass zugesagte Liefertermine der Dienstleister nicht eingehalten werden können.

Bei einem so langfristigen Projekt kommt außerdem der Motivation des Teams eine wichtige Rolle zu. Über die lange Projektlaufzeit gab es immer wieder Phasen, in denen die Beteiligten neu motiviert werden mussten, um gemeinsam bis zum Abschluss durchzuhalten. Als schließlich alle Umzugswellen abgeschlossen waren, war die Erleichterung bei allen Beteiligten deutlich zu spüren. Auch ich freute mich, anschließend einige Wochen Abstand gewinnen und mich anderen Aufgaben widmen zu können.

Insgesamt sind aus meiner Sicht folgende Dinge entscheidend: ein motiviertes Team, die notwendige Sachkompetenz der Beteiligten, eine gute Organisation und die richtigen Partner an der Seite. Ich bin daher sehr froh, dass ich mit ComConsult und Drees & Sommer Partner mit entsprechender Erfahrung und Expertise im Projekt hatte.

Eine solche Erfahrung ist bei uns intern naturgemäß nur begrenzt vorhanden, da ein Rechenzentrum nicht alle paar Jahre umzieht, sondern vielleicht nur alle 15 oder 20 Jahre. Deshalb war es für uns eine sinnvolle Entscheidung, zusätzlich externes Know-how und entsprechende Erfahrung in das Projekt einzubinden.

Wie wurde der Umzug organisatorisch und technisch vorbereitet?

Tomovic: Es gab zahlreiche Planungs- und Abstimmungstermine, an denen sowohl interne Beteiligte als auch externe Partner wie Umzugsunternehmen und Hardwarehersteller teilgenommen haben. Parallel dazu waren umfangreiche Vorbereitungen im neuen sowie im bestehenden Rechenzentrum erforderlich. Dazu gehörte unter anderem die Koordination des Ab- und Aufbaus der Hardware sowie die Abstimmung der einzelnen Umzugsschritte.

Ermes: Ein Aspekt, der aus meiner Sicht häufig unterschätzt wird, ist der immens hohe Arbeitsaufwand für die Verkabelung. Gerade darin habe ich einen erheblichen Teil meiner Zeit investiert, ebenso wie die Kollegen, die anschließend für die Umsetzung verantwortlich waren. Zwischen den Schränken mussten mehrere hundert Verbindungen hergestellt werden. Insgesamt waren zudem über tausend Kabel für den Umzug vorzubereiten und entsprechend zuzuordnen.

Tomovic: Bevor der eigentliche Umzug begann, haben wir einen Testlauf durchgeführt, um alle Umzugsprozesse und die Kommunikation zu überprüfen. Insgesamt wurde der Umzug in sieben Wellen durchgeführt. Über diese Wellen hinweg entwickelte sich eine deutliche Lernkurve. Nach etwa der dritten Welle hatten wir einen hohen Reifegrad erreicht, und es hatte sich ein sehr gut eingespielter Ablauf etabliert. Jeder Beteiligte kannte seine Aufgaben, und auftretende Probleme konnten kurzfristig und gemeinsam gelöst werden.

Wie verliefen die einzelnen Umzugsphasen?

Tomovic: Ein weiterer wichtiger Punkt war für uns die frühzeitige und kontinuierliche Kommunikation mit allen Beteiligten. Insbesondere die Vorbriefings haben sich dabei bewährt. In der Woche vor dem jeweiligen Umzug gab es ein Pre-Briefing, am Umzugstag selbst zusätzlich ein Briefing aller Beteiligten, um den Zeitplan noch einmal abzustimmen und offene Punkte zu klären.

Diese Vorbereitung hat aus meiner Sicht wesentlich dazu beigetragen, dass wir die Umzüge in der Regel sogar schneller als ursprünglich geplant durchführen konnten. Gleichzeitig war es wichtig, ausreichend Zeit einzuplanen, um Verzögerungen und mögliche Beeinträchtigungen des laufenden Betriebs zu vermeiden.

Die Umzüge wurden daher überwiegend an Wochenenden durchgeführt, um den operativen Betrieb möglichst wenig zu beeinträchtigen. Das hatte allerdings zur Folge, dass auch die Applikationsmanager an den entsprechenden Wochenenden eingebunden werden mussten.

Welche Faktoren haben das Projekt letztendlich zum Erfolg geführt?

Ermes:Bei längerfristigen Projekten ist die Kontinuität von eingesetzten Ressourcen sehr wichtig. Eine effektive Zusammenarbeit von internen und externen Mitarbeitern bei solchen großen Vorhaben ist zudem unerlässlich. Wenn möglich sollte die Zusammensetzung des Kern-Projekteams, insbesondere bei der Projektsteuerung, keine großen Veränderungen während des Projektes erfahren. Das spart Zeit und Geld.

Tomovic: Ein Projekt dieser Größenordnung braucht vor allem ein klares Commitment des Unternehmens und der beteiligten Mitarbeiter, damit es stringent geführt wird. Gleichzeitig braucht ein solches Projekt Zeit und muss kontinuierlich vorangetrieben werden. Wichtig war mir, das Vorhaben nicht ausschließlich als IT-Projekt zu verstehen. Da im Rechenzentrum Applikationen für Kunden und interne Bereiche betrieben werden, sind viele Fachbereiche betroffen.

Daher war es mir persönlich ein Anliegen, die Relevanz des Projekts breit in die Organisation zu tragen und ein entsprechendes Bewusstsein dafür zu schaffen. Der über alle Verantwortungsbereiche sehr breit aufgestellte Lenkungsausschuss hat dabei geholfen, die notwendigen Informationen und Mitarbeiter aus den verschiedenen Bereichen einzubinden.

Wie hat die Zusammenarbeit aller Beteiligten funktioniert?

Tomovic: Besonders positiv war für mich die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Beteiligten. Es ging nicht darum, Zuständigkeiten voneinander abzugrenzen, sondern gemeinsam die anstehenden Aufgaben zu lösen. Dieser Teamgedanke hat aus meiner Sicht wesentlich zum erfolgreichen Ablauf der Umzugswellen beigetragen.

Ermes: Die Umzugsphase war für mich sehr arbeitsintensiv, unter anderem musste ich wiederholt meinen Urlaub unterbrechen. Das gehört bei einem Projekt dieser Größenordnung jedoch dazu. Zu Beginn war die Situation teilweise noch etwas unübersichtlich. Mit zunehmender Erfahrung und besserer Zusammenarbeit hat sich das jedoch schnell verbessert. Die Abläufe wurden immer strukturierter, und wir haben ein gutes Vorgehen für die Vorbereitung und Durchführung entwickelt.

Dazu gehörten klare Vorgaben für die Listen, feste Zeitpunkte für deren Bereitstellung und eine enge Abstimmung während der Umsetzung. Auch kleinere Fehler konnten dadurch schnell erkannt und korrigiert werden. Gerade diese kurzen Rückmeldeschleifen haben sehr gut funktioniert.

Tomovic: Mit dem Abschluss der Umzugswellen ist das Projekt noch nicht vollständig beendet. Neben dem Aufbau der Infrastruktur im neuen Rechenzentrum gehört auch der Rückbau des bisherigen Rechenzentrums zum Gesamtvorhaben. Diese nächste große Phase steht uns noch bevor und wird ebenfalls entsprechend Zeit in Anspruch nehmen.

Herr Tomovic, was bleibt Ihnen aus diesem Projekt besonders in Erinnerung?

Tomovic: Die Unterstützung durch Markus Ermes und Hartmut Kell von ComConsult sowie meine internen Kollegen hat wesentlich dazu beigetragen, dass wir den Projektplan im vergangenen Jahr konsequent umsetzen konnten.

Ein solcher Einsatz ist aus meiner Sicht nur möglich, wenn man motiviert ist, Freude an der Aufgabe hat und gerne mit den Menschen zusammenarbeitet, die in das Projekt involviert sind. Diese Voraussetzungen waren für mich in diesem Projekt gegeben und haben dazu beigetragen, dass wir das Vorhaben letztlich wie geplant umsetzen konnten.

Die Zusammenarbeit mit den Experten von ComConsult war für mich dabei besonders wertvoll – sowohl auf persönlicher als auch auf fachlicher Ebene. Man kann nicht alles selbst wissen, aber mit dem richtigen Team lässt sich gemeinsam sehr viel Expertise einbringen.