Aber es muss ja nicht immer gleich das Extrembeispiel Bällebad sein. Denn es gibt durchaus überbordende Trends und sich daraus ergebende Anforderungen, die auch den herkömmlichen Arbeitsplatz betreffen. Und wenn man diese teilweise recht skurrilen Ideen aufgreift und sie an die eigene Arbeitsrealität anpasst, können dabei produktive Umgebungen entstehen.
Abbildung 1: Google Offices in Pittsburgh. Spiel- oder Arbeitsplatz?
New Work
Ein Begriff, der in diesem Zusammenhang sehr häufig fällt und der auch in vielen Unternehmen genutzt wird, ist New Work. Das klingt zwar neu und modern, aber was soll das eigentlich bedeuten?
Der Begriff wurde von dem österreichisch/amerikanischem Philosophen Frithjof Bergmann entwickelt, interessanterweise unter der Bezeichnung „Neue Arbeit“. Wir nutzen im deutschsprachigen Raum also die englische Übersetzung eines deutschen Titels.
Gedacht war der Ansatz als Gegenmodell zum klassischen Kapitalismus, bzw. der „Knechtschaft der Lohnarbeit“. Die zentralen Werte von New Work sind Selbstständigkeit, Freiheit und Teilhabe an Gemeinschaft. Es soll nur Arbeit geleistet werden, „die man wirklich, wirklich will“. Das klingt nicht gerade nach der bevorzugten Bettlektüre der Geschäftsleitung.
Hintergrund dieser Ansätze ist der Wandel von der Industriegesellschaft zur Wissensgesellschaft. Wissensarbeiter stellen einen immer größer werdenden Anteil der arbeitenden Gesellschaft und ermöglichen dadurch neue Formen der Work-Life Balance. Abgelöst werden sollen feste Hierarchie- und Prozessstrukturen der industriellen Revolution. Dadurch wird selbstständiges Arbeiten auch bei Angestellten möglich. Wichtige Werkzeuge dafür sind Globalisierung und Digitalisierung. Eine zentrale Idee von New Work ist die persönliche Freiheit von Arbeitnehmern.
Vieles davon klingt vertraut, manches gar esoterisch. Allerdings wurde der Begriff New Work inzwischen so häufig aufgegriffen und neu interpretiert, dass damit häufig nur noch „moderne“ Veränderungen am Arbeitsplatz gemeint sind und wenig von der ursprünglichen Motivation übrigbleibt. Festgehalten wird für gewöhnlich an der Nutzung von Technologie zur Umsetzung von neuen Arbeitsmodellen und einer gesteigerten Selbstbestimmung der Mitarbeiter. Dabei können sich folgende Ansätze ergeben:
- Mehr Flexibilität und Selbstbestimmung: Dies äußert sich zum Beispiel durch das Angebot von Homeoffice oder flexiblen Arbeitszeiten und erfordert Ansätze für die Einbindung von Arbeitsplätzen außerhalb des Unternehmensnetzwerks sowie flexible bzw. asynchrone Kommunikation von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Arbeitszeiten.
- Flachere Hierarchien bzw. „demokratische“ Führungskultur: Dabei ergeben sich neue Herausforderungen an die Kommunikation und Koordination, da Kontrolle und Berichterstattung nicht mehr nur in einer Dimension (oben/unten) stattfinden können.
- Kreative Arbeitsbereiche: Dieser Punkt wird häufig in der Form von Open-Space Büroflächen umgesetzt, die die „Teilhabe an der Gesellschaft“ und damit die direkte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern fördern sollen. Im schlechtesten Fall wird dies als neue Form des Großraumbüros und als Möglichkeit zur Platzersparnis interpretiert. Stattdessen sollte eine Vielzahl von Ausweichflächen zum Schreibtischarbeitsplatz geschaffen werden, zum Beispiel in der Form von Besprechungs-, Kreativ- und Projekträumen, Town-Hall-Bereichen, Think-Tanks, Huddle-Räumen etc.
Diese Punkte müssen in der Regel durch die IT unterstützt werden, sei es durch mobile Endgeräte, Headsets, Konferenzsysteme, digitale Whiteboards, Buchungssysteme oder eine abgestimmte Arbeitsplatzinfrastruktur, zum Beispiel bei dem Einsatz von Flex Desks.
Ob das noch den ursprünglichen Ideen Bergmanns entspricht, kann er nur selbst beantworten, aber das sind die Ansprüche, mit denen derzeit viele Unternehmen arbeiten.
Die Realität
Soweit also das modifizierte Idealbild der modernen Arbeitsplatzumgebung. Aber wie sieht es eigentlich in der Realität aus: Sind wir bereit für die technologische Revolution am Arbeitsplatz? Hat sie nicht schon längst begonnen?
Stichworte wie Digitalisierung begleiten uns schon seit vielen Jahren und klingen kaum noch nach Zukunftsmusik. Tatsächlich gibt es hier aber noch massive Probleme bei der Umsetzung.
Eine Studie der staatlich geförderten KfW-Bank vom Februar 2020 kommt zu dem Schluss, dass zwar mehr als 80 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland großen Bedarf an digitalen Grundkompetenzen haben. Dieser kann jedoch von einem Drittel der Unternehmen nicht gedeckt werden.
Dabei handelt es sich bei diesen Grundkompetenzen lediglich um die Bedienung von Endgeräten und Standardsoftware. Für die Umsetzung mancher New Work-Visionen ist dagegen deutlich mehr gefragt. Doch wo sollen solche Kompetenzen herkommen? Für Weiterbildung bleibt meist keine Zeit. Häufig sind die Personalressourcen derart niedrig, dass die Abwesenheitszeiten der Weiterbildung nicht abgefangen werden können.
Solche Probleme hat Google nicht. Dort werden die Mitarbeiter sehr sorgfältig ausgesucht. Diese sind in der Regel exzellent ausgebildet und natürlich kompetent im Umgang mit der Technik. Google kann sich das erlauben, denn als Arbeitgeber ist das Unternehmen stark gefragt – nicht zuletzt wegen seiner attraktiven Arbeitsumgebung. Und trotz des verspielten Eindrucks wird dort natürlich hart gearbeitet. Die Umgebung dient vielmehr dazu, die Mitarbeiter länger am Arbeitsplatz zu halten. Nach dem Motto: Wer braucht schon Freizeit oder gar ein Privatleben, wenn er alles was er braucht bei der Arbeit findet?
Google dient hier nur als Beispiel. Natürlich ist das Unternehmen nicht allein mit diesem Ansatz. „War for Talent“ wird das inzwischen häufig genannt. Bekannte Unternehmen nutzen ihren Ruf, attraktiver Arbeitgeber zu sein, als Hebel bei der Personalsuche. Geld allein ist längst nicht mehr der einzige Faktor (siehe Abbildung 2). Allerdings sollte auch klar sein, dass diese Methode bei den allermeisten Arbeitgebern nicht umsetzbar ist. Stattdessen sind andere Ansätze gefragt, um die Belegschaft in das digitale Zeitalter zu führen, ohne dass dabei die Hälfte der Mitarbeiter auf der Strecke bleibt.
Abbildung 2: Bürofläche von Amazon in Indien. Offizielles Motto: „work hard. have fun. make history.“ Quelle: Bloomberg
Technische Ansätze
Es bleibt zu klären, welche technischen Ansätze es überhaupt zur Umsetzung dieser Ideen gibt. Wirklich neu ist vieles davon freilich nicht. Es dauert nun einmal in der Regel eine ganze Weile, bis die Technik tatsächlich bei den Menschen angekommen ist.
Nehmen wir das Paradebeispiel der Digitalisierung: Abschaffung des Papiers am Arbeitsplatz, auch bekannt als das papierlose Büro. Technisch möglich wäre es bereits seit Jahrzehnten. In aller Konsequenz umgesetzt wird es allerdings fast nie. Stattdessen trifft man sogar noch auf Büros, in denen konsequent mit Papier gearbeitet wird, inklusive Ausdruck von Emails.
Doch es gibt auch Gegenbeispiele. Der Siegeszug der Smartphones lief in rasantem Tempo ab. Das erste iPhone kam erst 2007 auf den Markt. Heute ist ein Leben ohne Smartphone für die meisten Menschen in Deutschland dagegen kaum noch vorstellbar. Dementsprechend wird auch die Einführung von Smartphones im professionellen Bereich deutlich vereinfacht.
Aber woher kommt dieser Unterschied? Warum setzen sich manche Technologien mühelos durch, während sich an anderer Stelle hartnäckig die alten Ansätze behaupten?
Ein entscheidender Unterschied liegt in der Transition. Wenn Prozesse umgestellt werden müssen, ist das ein enormes Hindernis. Denken Sie nur daran, wie hartnäckig sich das Fax behauptet. Hier werden oft Schlagworte wie „Rechtssicherheit“ in den Raum geworfen. Der entscheidende Grund ist allerdings vielmehr die Masse von etablierten Workflows, die noch immer auf Fax basieren, teilweise mit Schnittstellen zu Externen und/oder Integration in Softwaremodulen. Diese lassen sich nicht ohne weiteres umstellen oder ersetzen. Genau aus diesem Grund sollte die derzeitige Verbreitung von Microsoft Office 365 in Deutschland mit Skepsis gesehen werden. Ja, Office 365 bietet viele Möglichkeiten dafür, Digitalisierung und Modernisierung umzusetzen. Wenn man sich die technologischen Aspekte von New Work anschaut, dann ist Office 365 tatsächlich ein Werkzeug, das viele dieser Anforderungen adressiert:
- Die Flexibilität der Mitarbeiter kann deutlich einfacher umgesetzt werden. Der mobile Zugriff auf Unternehmensdaten zum Beispiel aus dem Homeoffice ist grundsätzlich jederzeit möglich.
- Die Verteilung von Daten über SharePoint Online ist deutlich flexibler und mächtiger als eine gemeinsame Dateiablage im Unternehmensnetz oder gar die Verteilung per E-Mail.
- Der Fokus wird auf die Zusammenarbeit gelegt; Kommunikation und Inhalte werden verknüpft.
- Der Service lässt sich sowohl mit einer Vielzahl von Endgeräten als auch mit stationären Whiteboards und Konferenzsystemen nutzen.
Doch bei allen Möglichkeiten bleibt Office 365 eben nur ein Werkzeug, bzw. eine Basis, die zur Umstellung von Arbeitsabläufen genutzt werden kann. Die Umstellung passiert dadurch nicht von selbst. Prozesse müssen noch immer angepasst oder gar neu entworfen werden. Microsoft liefert lediglich die Software und die Server.
Viele Unternehmen glauben, dass die Einführung von Office 365 die gewünschten Veränderungen automatisch mit sich bringt, und wollen den Service lieber gestern als heute einführen. Was dann jedoch geschieht, ist Verwirrung und großes Durcheinander. Die neuen Möglichkeiten bleiben dabei auf der Strecke.
Abbildung 3: Nutzung von Smartphones bei Kindern und Jugendlichen. Quelle: bitkom
Doch mit den alten Methoden kann auch nicht einfach weitergearbeitet werden, denn der Service Office 365 kann nicht als bloße Fortsetzung der Microsofts-Office-Reihe verstanden werden. Ohne Veränderung wird es kaum gehen. Diese Veränderung sollte bewusst geschehen und dementsprechend geplant und vorbereitet werden.
Die oben genannten Möglichkeiten bei der Umsetzung von New-Work-Konzepten sind natürlich kein Alleinstellungsmerkmal von Office 365. Selbst wenn man G-Suite von Google als direkte Alternative außen vor lässt (in deutschen Unternehmen wird der Service verhältnismäßig selten in Betracht gezogen), gibt es immer noch Möglichkeiten, diese Ansätze mit anderen Produkten bzw. Kombinationen umzusetzen. Allerdings haben so ziemlich alle modernen Ansätze eines gemeinsam: Die Nutzung der Cloud.
Es gibt viele Gründe, die für und gegen die Nutzung der Cloud sprechen. Eines lässt sich bei allen möglichen und sinnvollen Argumenten jedoch nicht wegdiskutieren: Die Cloud wächst. Inzwischen setzen fast alle großen Anbieter von Software in der einen oder anderen Form auf die Cloud. Und die Kunden ziehen mit.
Für die Möglichkeiten am Arbeitsplatz bietet das durchaus Vorteile. In der Vergangenheit haben wir einen starken Trend zu möglichst wenigen Endgeräten gesehen. Gleichzeitig wird Mobilität aber schon seit Jahren als eines der höchsten Güter des modernen Arbeitsplatzes gepriesen. Das hatte zur Folge, dass sich in vielen Unternehmen der Laptop als Standardendgerät durchsetzen konnte, meist in Kombination mit entsprechender Docking-Peripherie am festen Arbeitsplatz für deutlich mehr Komfort bei stationärer Arbeit. Im Homeoffice muss dann entweder auf Komfort verzichtet werden oder auch dort wird Docking-Peripherie aufgebaut. Das hat seinen Preis.
Doch warum diese starke Bindung an ein Endgerät? Ein wichtiger Grund ist die Verfügbarkeit von Daten. Denn oftmals sind Daten entweder nur lokal oder im geschlossenen Netzwerk zugänglich, weshalb auf dem Laptop häufig mit VPN-Zugang gearbeitet werden muss.
Durch die Nutzung der Cloud steigt dagegen die Flexibilität. Für Kommunikation und Kollaboration am Arbeitsplatz wird typischerweise Software as a Service (SaaS) genutzt. Dafür sind Zugriffe aus dem Internet und damit unabhängig vom internen Netzwerk sowie vom Endgerät die Regel. Der Fokus liegt nunmehr (wieder) auf dem Benutzerkonto und nicht mehr auf dem Endgerät. Über das Konto wird der Zugriff auf Daten und die dazugehörigen Berechtigungen geregelt.
Die Abhängigkeit vom einzelnen Endgerät wird dadurch stark verringert. Es mag immer noch Gründe geben, an diesem Ansatz festzuhalten, aber gleichzeitig ergeben sich neue Möglichkeiten.
Beispielsweise kann im Homeoffice am stationären Rechner gearbeitet und Smartphones, Tablets sowie Convertibles parallel genutzt oder gegeneinander ausgetauscht werden. Vielleicht erleben wir gar ein kleines Comeback des klassischen Desktop-PCs. Moderne Laptops und Docking-Stationen mögen zwar sehr leistungsfähig sein, günstig sind sie aber sicherlich nicht. Die Vielzahl der Möglichkeiten in Kombination mit der Freiheit der selbstständigen Auswahl durch die Mitarbeiter liegt jedenfalls voll im Sinne von New Work.
Ein Punkt, der insbesondere bei der Umsetzung von New Work in Neubauten fast immer (zumindest in der ursprünglichen Planung) auftaucht, ist die Bereitstellung von umfangreichen Ausweichflächen als Alternative zu den Standardarbeitsplätzen. Damit sollen die Unzulänglichkeiten der Open-Space-Bereiche aufgefangen werden, so dass sich Mitarbeiter für spontane Absprachen oder kreative Zusammenarbeit in einen abgetrennten Bereich zurückziehen können. Hier stoßen wir auf das Thema Huddle und dessen technische Umsetzung.
Dies wird inzwischen von zahlreichen Herstellern aufgegriffen. Es wird eine Vielzahl von Geräten und Diensten geboten. Diese lassen sich für Videokonferenzen, Screensharing und die Nutzung von digitalen Whiteboards nutzen.
Dabei wird es zunehmend schwieriger, dem Nutzer zu vermitteln, dass er für externe Videokonferenzen einen anderen Dienst nutzen soll als für interne Konferenzen, der zwar auch reine Sprachkommunikation unterstützt, dafür aber wiederum nicht genutzt werden soll. Denn dafür gibt es ja schließlich noch die Telefonie. Eine der großen Herausforderungen liegt inzwischen darin, diesen Nutzeraspekt mit den technischen Anforderungen einer Gesamtlösung zu vereinbaren.
