RZ-Migration: Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg

Dieses Zusammenspiel der vielen Variablen führt dazu, dass eine RZ-Migration nicht nur eine Frage der Umsetzung, sondern vor allem der Planung ist. Änderungen an einem System können Auswirkungen auf mehrere andere Bereiche haben. Daher ist es wichtig, dass Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben möglichst frühzeitig erkannt und sauber dokumentiert werden, um spätere Engpässe und Verzögerungen zu vermeiden. Zuständigkeiten müssen klar benannt sein, damit alle Beteiligten wissen, wer Entscheidungen trifft oder bei Problemen anzusprechen ist. Ebenso wichtig ist die Einhaltung vorher strukturierter Prozesse, sodass jede Änderung nachvollziehbar geplant, bewertet und freigegeben werden kann. Ohne diese Struktur steigt das Risiko, dass Migration unvorhersehbare Nebenwirkungen erzeugen oder im laufenden Betrieb Störungen verursachen.

Kommunikation ist entscheidend

Die beste Planung wird schnell an Wirkung verlieren, wenn sie nicht durch eine klare und abgestimmte Kommunikation begleitet wird. In einer RZ-Migration sind viele unterschiedliche Teams und Fachbereiche beteiligt – von Infrastruktur und Netzwerkspezialisten bis hin zu Experten für Datenbanken, Storage und IT-Sicherheit. Der Erfolg einer Migration hängt maßgeblich davon ab, wie gut die beteiligten Personen und Teams miteinander kommunizieren: Dabei geht es darum, Informationen zielgerichtet und transparent auszutauschen, um so Entscheidungen gemeinsam und effizient treffen zu können.

Weiterführend dazu verweise ich auf den Artikel Geordnete Kommunikation ist der Schlüssel zum guten Service meines Kollegen Dr. Moayeri. Dort beschreibt er, wie Kommunikationsmängel und fehlende Struktur im IT-Service Störungen verursachen und warum klare Prozesse oder der Einsatz eines ITSM-Tools entscheidend sein können.

All diese Aspekte zeigen, dass die Kommunikation nicht nur ein begleitender Faktor einer RZ-Migration ist, sondern auch zu ihren wesentlichen Bestandteilen gehört.

Mögliche Hindernisse

Nachteile der E-Mail-Kommunikation

Oft arbeiten die beteiligten Teams und Mitarbeiter voneinander abgegrenzt und verfolgen ihre eigenen Aufgaben. In vielen Unternehmen erfolgt die Kommunikation mit anderen Teams überwiegend über den altbekannten E-Mail-Verkehr.

Besonders in Migrationsprojekten stößt der klassische E-Mail-Verkehr allerdings schnell an seine Grenzen. Im Artikel meines Kollegen werden bekannte Probleme beschrieben, wie unklare Verantwortlichkeiten, überfüllte Posteingänge oder die Vermischung von Informationen und Aufgaben. Darüber hinaus bringt die ausschließliche Nutzung von E-Mails weitere strukturelle Nachteile mit sich, die die Zusammenarbeit zusätzlich erschweren. So bleiben wichtige Informationen häufig in einzelnen Postfächern isoliert, werden möglicherweise nicht transparent geteilt und gehen für die restlichen Beteiligten verloren. Auch fehlen Funktionen zur Priorisierung und Nachverfolgung, sodass Nachrichten mit erhöhter Priorität leicht in der Masse untergehen können. Schließlich kann es vorkommen, dass dieselbe Nachricht aufgrund der isolierten Arbeitsweise unterschiedlich weitergeleitet, bearbeitet oder mit neuen Anhängen versehen wird. Die Nachvollziehbarkeit des Kommunikationsverlaufs wird dadurch erschwert, was im Zuge der Migration zu zusätzlichen Risiken führen kann.

Fehlende Struktur und Expertise führt zu Verzögerungen

Ein weiteres Problem können unklare Verantwortlichkeiten sein. Wer informiert wen, wenn ein Problem auftritt? Wer trifft Entscheidungen in wichtigen Momenten? Ohne klar definierte Rollen entstehen Verzögerungen und Unsicherheiten. Die letzten beiden genannten Umstände werden noch wahrscheinlicher, wenn die nötige Expertise im Team fehlt.

Hinzu kommt der Druck von Zeit und Stress: Migrationen folgen engen Zeitplänen und sind mit einem hohen Risiko verbunden. Daher ist es nicht unwahrscheinlich, dass Kommunikation eher reaktiv statt proaktiv erfolgt. Informationen erreichen die Beteiligten oft erst, nachdem ein Problem bereits aufgetreten ist. Das gilt es zu vermeiden.

Es gehört zu meinen Aufgaben, verschiedene Migrationsprojekte zu unterstützen. Dabei konnte ich bereits zahlreiche Eindrücke gewinnen. Gerade zu Beginn eines Projekts, wenn alle Teams und Verantwortlichen zum ersten Mal zusammenkommen und sich austauschen, kommt es – wie bereits erwähnt – leicht zu Meinungsverschiedenheiten. Häufig liegt dies daran, dass ein Team seine Systeme bevorzugt zuerst migriert sehen möchte, während ein anderes eine andere Reihenfolge favorisiert. Gleichzeitig gibt es Stimmen, die ein bestimmtes Herangehen als „nicht zukunftsorientiert“ einstufen und neue, möglicherweise „modernere“ Ansätze ins Spiel bringen. In solchen Momenten gehört es zu unseren Aufgaben, als Schnittstelle zwischen den verschiedenen Teams und gegebenenfalls weiteren Dienstleistern zu dienen und im Interesse des Kunden sowie des Gesamtvorhabens zu moderieren.

In derartigen Situationen hilft es, Entscheidungen strukturiert herbeizuführen, indem Anforderungen priorisiert, Abhängigkeiten transparent gemacht und sachliche Kriterien statt persönlicher Präferenzen herangezogen werden. Moderation und neutrale Vermittlung sind dabei oft entscheidend, um festgefahrene Situationen aufzulösen.

Komponenten einer effektiven Kommunikation

Damit die Kommunikation während einer RZ-Migration effektiv gestaltet werden kann, braucht es klare Strukturen und verbindliche Abläufe. Auch dabei kann ein erfahrener Moderator unterstützen. Eine der ersten Maßnahmen sollte die frühzeitige Planung der Kommunikationswege und Verantwortlichkeiten sein. Hier könnte der Einsatz eines ITSM (IT-Service-Management) in Erwägung gezogen werden.

Der Einsatz eines ITSM-Tools

Das ITSM-Tool kann ein zentraler Baustein für klare Kommunikationsstrukturen sein. Ein solches System wird in der Regel im IT-Service-Management genutzt, um Vorgänge transparent abzubilden, Verantwortlichkeiten festzulegen und Arbeitsabläufe nachvollziehbar darzustellen – Eigenschaften, die während einer RZ-Migration von großem Vorteil sind. Für die anstehenden Aufgaben können passende Tickets erstellt und eindeutig zugewiesen werden. Zusätzlich lassen sich Aufgaben priorisieren und mit relevanten Informationen versehen, sodass alle Beteiligten jederzeit den neuesten Status einsehen können und über denselben Wissenstand verfügen. Im Vergleich zur E-Mail-Kommunikation ist es mit einem ITSM zumindest unwahrscheinlicher, dass wichtige Nachrichten verloren gehen.

Der Umfang einer ITSM-Lösung kann stark variieren, und der Markt für Lösungen ist breit aufgestellt. Es gibt kompakte Systeme, die sich auf grundlegende Funktionen wie Ticketverfolgung oder Incident- und Change-Management konzentrieren und damit vor allem Struktur und Transparenz schaffen. Gleichzeitig existieren sehr umfangreiche Plattformen, die weit über reine Kommunikations- und Dokumentationsfunktionen hinausgehen. Dazu gehören beispielsweise automatisierte Workflows oder Schnittstellen, mit deren Hilfe weitere Unternehmensbereiche enger eingebunden werden können.

Insgesamt kann der Einsatz eines ITSM-Tools ein wirkungsvolles Mittel sein, um Kommunikation zu strukturieren, Verantwortlichkeiten klar zu definieren und Abläufe transparenter zu gestalten. Gerade in Migrationsprojekten erweist sich ein solches Tool als sehr hilfreich.

Regelmäßige Besprechungen

Regelmäßige Abstimmungsrunden in Projekten sind unerlässlich. Je nach Projektumfang sollten diese wöchentlich erfolgen. Damit nicht immer alle Projektbeteiligte an den Meetings teilnehmen müssen, kann vorab eine Agenda verteilt werden. So nehmen nur diejenige teil, deren Beitrag für den Termin erforderlich ist. Während der Sitzung sollte ein Protokoll verfasst werden, das alle aktuellen und zeitnah durchzuführenden Aufgaben mit den wichtigsten Informationen beinhaltet, das anschließend allen Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt wird.

Ich möchte an dieser Stelle einen weiteren wichtigen Aspekt für die Protokollerstellung ergänzen: die Versionierung der Protokolle. In einem Projekt ist es neulich passiert, dass falsche Komponenten geliefert wurden. Mithilfe älterer Protokollversionen ließ sich nachvollziehen, wie es zu dieser fehlerhaften Bestellung gekommen ist. Unterstützt werden kann die Versionierung durch Tools wie SharePoint oder Confluence, die Änderungen automatisch verwalten und ohne große Schwierigkeiten wiederherstellen. Gerade die Möglichkeit der Wiederherstellung ist hilfreich, wenn viele Mitarbeiter gemeinsam an einer Datei, etwa einer riesigen Excel-Tabelle, arbeiten, da mit der Anzahl der Beteiligten das Risiko ungewollter Formatierungen oder versehentlicher Datenlöschungen steigt.

Um dem Zeitdruck und Stress etwas entgegenzuwirken, sollte während des eigentlichen Migrationszeitraums die Kommunikation noch stärker strukturiert sein: ein klar benannter Ansprechpartner pro Team, kleinere und regelmäßige Statusupdates sowie ein festgelegter Eskalationsweg für unvorhergesehene Ereignisse.

Kommunikation mit externen Dienstleistern

Neben der internen Abstimmung spielt auch die Kommunikationen mit externen Dienstleistern eine entscheidende Rolle. Nicht immer liegen alle Aufgaben in der eigenen Hand, was jedoch nicht zwingend fehlende Erfahrung und Expertise bedeutet. Häufig liegt der Grund einfach darin, dass die internen Mitarbeiter keine freien Kapazitäten für dieses riesige Vorhaben haben.

Anstatt die neu geplanten Komponenten selbst in die Racks zu verbauen und zu konfigurieren, werden externe Dienstleister, etwa ein Systemintegrator, beauftragt. Gerade bei dieser Art von Dienstleistern ist es wichtig, diese frühzeitig in die entsprechende Planung einzubinden und dabei Fragen, Vorgaben und Erwartungen an die Systeme und deren Konfiguration zu klären. Dazu sollten separate, regelmäßige Abstimmungstermine stattfinden, in denen ebenfalls ein Protokoll geführt wird.

Mit Cloud-Computing wie Microsoft Teams und SharePoint Online lässt sich die Einbindung externer Dienstleister in ein Projekt unkompliziert realisieren. Solche Plattformen ermöglichen einen schnellen und flexiblen Austausch von Dateien und Informationen. Gerade die Datenablage von SharePoint lässt sich dabei übersichtlich strukturieren.

Ich möchte an dieser Stelle eine weitere Erfahrung teilen: Im Laufe des Jahres 2025 hatte ich die Gelegenheit, einen Kunden bei Arbeiten im Rechenzentrum zu unterstützen. Zu meinen Aufgaben gehörte unter anderem, das externe Einbauteam in die durchzuführenden Arbeiten einzuweisen sowie deren Arbeiten zu überwachen und abzunehmen. Dabei wurde ein ganzer Arbeitstag dafür genutzt, die Dienstleister mit den Gegebenheiten im Rechenzentrum vertraut zu machen, unsere Planungen und Vorstellungen zu erläutern und offene Fragen zu beantworten.

Aufgrund des fehlenden Projekt-Vorwissens der externen Dienstleister sollte gerade für diese Phase ausreichend Zeit eingeplant werden.

Im Anschluss an diese Aufgabe mussten die eingebauten Systeme entsprechend der Planung verkabelt werden, wobei ich ebenfalls aktiv mitarbeitete. Da ich von Anfang an in die Planung involviert war, war kaum Einarbeitung notwendig. Auf diese Weise konnten wir dem Kunden, der aufgrund anderer Parallelarbeiten nur eingeschränkt agieren konnte, viel Aufwand ersparen.

Fazit

Insgesamt zeigt sich: Die Durchführung einer RZ-Migration ist immer ein Zusammenspiel aus Technik, Organisation und Menschen – und genau deshalb bekommt die Kommunikation eine so zentrale Bedeutung. Denn nur, wenn alle Verantwortlichen wissen, wo relevante Informationen zu finden sind, wie Entscheidungen dokumentiert werden und über welche Kanäle Rückfragen gestellt oder Eskalationen ausgelöst werden können, bleiben komplexe Abläufe geordnet, Entscheidungen nachvollziehbar und die Orientierung auch in stressigen Situationen gewährleistet. Besonders wertvoll ist dabei eine Kommunikationsweise, die offen mit Herausforderungen umgeht, Raum für Rückfragen sowie kurze Abstimmungen lässt und bei Fehlern nicht nach Schuldigen sucht, sondern gemeinsam neue Lösungswege erarbeitet.

Ein sinnvoller Ansatz kann sein, die verschiedenen Kommunikationswege gezielt zu trennen. Ein ITSM-Tool eignet sich beispielsweise hervorragend für die strukturierte Dokumentation, Statusverfolgung und Priorisierung von Aufgaben. Sollte kein solches Tool zur Verfügung stehen, können andere Kommunikationsmittel wie beispielsweise Microsoft Teams eingesetzt werden. Im Rahmen unserer Projekte dient Teams oft als Hauptkomponente für den Nachrichten- und Dateiaustausch sowie für Abstimmungstermine. E-Mails bleiben weiterhin nutzbar, wobei ich eine bewusste Reduzierung empfehle, insbesondere für schnelle Rückfragen. Aufgrund der Masse an E-Mails ist Microsoft Teams hier oft die bessere Alternative, wohingegen Erstere sich besser für die Terminierung von Besprechungen oder für die gezielte Archivierung von Informationen einsetzen lassen.

Wer gerne noch etwas tiefer in das Thema „RZ-Migration“ einsteigen möchte, kann einen Blick auf das Seminar „Erfolgreiche RZ-Migration: Projekterfahrungen“ werfen. Hier berichte ich innerhalb eines halben Tages über die wesentlichen Planungsphasen der Migration und mache auf mögliche Hindernisse aufmerksam.