Vom Chaos zur Klarheit: Das Schreiben eines Lastenheftes

Im letzten Projekt wurde mir das persönlich bewusst: Gemeinsam mit meinem Kollegen habe ich im Auftrag einer Kommune für ein modernes Bildungs- und Wissenszentrum ein umfangreiches Lastenheft erstellt. Wir waren dort für die Planung einer begleitenden App zuständig. Erst als wir Schritt für Schritt alle Funktionen und Abläufe definierten, wurde uns bewusst, wie detailgenau ein Lastenheft sein muss, um spätere Missverständnisse und Diskrepanzen zu vermeiden. Dieses Dokument war unsere Leitlinie und zugleich die Grundlage für die Ausschreibung der Programmierung.

Lastenheft: Definition und Zweck

Nach DIN 69901-5 beschreibt ein Lastenheft die gesamten Forderungen des Auftraggebers an die zu erbringende Leistung. Es enthält demnach alle Anforderungen an das zu liefernde Produkt oder System. In der Praxis definiert das Lastenheft eindeutig, welche Funktionen und Eigenschaften die App (bzw. das System) haben soll, und nennt zum Beispiel Ziele, Zeitpläne oder Qualitätskriterien. Damit bildet es nicht nur die Arbeitsgrundlage für das Projekt, sondern auch ein Auswahlkriterium für Anbieter. Konkret ermöglicht ein präzise formuliertes Lastenheft, potenzielle Lieferanten direkt miteinander zu vergleichen. [1]

Normalerweise schreibt der Auftraggeber das Lastenheft – etwa ein Projektleiter oder Fachverantwortlicher – zusammen mit den zuständigen Fachbereichen. Dabei sollten alle Stakeholder eingebunden sein. Idealerweise arbeiten Fachleute, IT und Projektleitung gemeinsam: Nur so werden alle technischen und fachlichen Anforderungen von Anfang an berücksichtigt. Wer das Lastenheft gründlich ausarbeitet, definiert seinen „Soll-Zustand“ mit höchstmöglicher Klarheit. [1]

Lastenheft vs. Pflichtenheft

Wichtig ist die Unterscheidung zum Pflichtenheft: Letzteres wird vom späteren Auftragnehmer (z.B. Software-Hersteller) erstellt. Das Pflichtenheft ist praktisch die Antwort auf das Lastenheft – hier beschreibt der Anbieter, wie er die geforderten Leistungen technisch umsetzen will. Während das Lastenheft die Anforderungen des Kunden („Lasten“) dokumentiert, listet das Pflichtenheft die konkreten Umsetzungsschritte und Mittel auf. Oft bildet das Pflichtenheft zusammen mit dem Angebot die vertragliche Grundlage für das Projekt. Wichtig ist, Lasten- und Pflichtenheft sauber zu trennen: Solange der Auftraggeber nur seine Wünsche fixiert (Lastenheft) und der Anbieter getrennt auf sie eingeht (Pflichtenheft), bleiben beide Seiten flexibel und rechtlich abgesichert. [1]

Inhalte eines Lastenhefts

Ein Lastenheft ist in der Regel ein übersichtliches Dokument, das nach DIN oder gängigen Vorlagen gegliedert ist. Typische Bestandteile sind:

• Projekteinführung: Zieldefinition, Projektablauf, grobe Termin- und Kostenplanung
• Ist-Zustand: Beschreibung der aktuellen Situation, Problemstellungen und Rahmenbedingungen
• Soll-Zustand: Konkrete Ziele und Vorteile gegenüber der Ist-Situation
• Schnittstellen und Zuständigkeiten: Nennung von Ansprechpartnern, Projektverantwortlichen, Kommunikationswegen und Systemgrenzen
• Anforderungen: Detaillierte funktionale und technische Anforderungen – also die geplanten Features, Abläufe und Systemfunktionen
• Nicht-funktionale Anforderungen: Qualitätskriterien wie Performance, Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Skalierbarkeit etc., d.h. alle Eigenschaften, die das System zusätzlich erfüllen muss.
• Anhang/Glossar: Erklärungen wichtiger Begriffe und Abkürzungen, die intern verwendet werden.

Gerade bei komplexen Projekten kann das Lastenheft zusätzlich eine Systemarchitektur skizzieren – etwa welche Komponenten (z.B. Datenbanken oder externe Dienste) es geben soll und wie die Systeme miteinander kommunizieren. Der Fokus liegt dabei weiterhin auf der Anwendungssicht: Wie nutzen die Anwender das System, welche Prozesse laufen ab? Alle diese Punkte zusammen schaffen ein vollständiges Bild dessen, was das Projekt später liefern muss. [2]

Warum ein Lastenheft sinnvoll ist

Ein gut ausgearbeitetes Lastenheft zahlt sich aus. Es stellt sicher, dass alle Anforderungen dokumentiert sind und nichts Wichtiges unter den Tisch fällt. Zudem sorgt es für unmissverständliche Kommunikation: Eindeutige Beschreibungen vermeiden Missverständnisse zwischen Fachabteilungen, Auftraggeber und späteren Entwicklern. Zu den größten Vorteilen zählen:

• Verbindlichkeit: Mit einem Lastenheft schaffen Sie klare vertragliche Rahmenbedingungen und ein festes Zielbild. Alle Beteiligten wissen, was erwartet wird.
• Kosteneinsparungen: Da Anforderungen im Voraus definiert sind, reduzieren sich teure Nachbesserungen im Projektverlauf.
• Bessere Anbieterwahl: Die detaillierten Angaben dienen als Vergleichsmaßstab, sodass Angebote kalkulierbarer und vergleichbarer werden.

Ist das Lastenheft sorgfältig, entsteht so ein gemeinsam geteiltes Verständnis über das „Was“ und „Warum“. Dieser klare Rahmen ist gerade bei Entwicklungsprojekten Gold wert: Er beugt späteren Diskussionen vor und gibt allen Beteiligten Orientierung. [1]

Praktisches Vorgehen

Wie geht man nun konkret vor? In der Praxis hat sich ein strukturierter Ablauf bewährt (manchmal auch agil iterativ) – nach dem Motto „in 14 Tagen zum freigegebenen Lastenheft“. Ein möglicher Fünf-Schritte-Plan lautet beispielsweise:

• Schritt 1 – Erfassen: In einem Kickoff-Workshop mit dem Projektteam werden alle Anforderungen grob gesammelt. Dabei hält man fest, welche Funktionen das System haben soll und welche Datenflüsse wichtig sind. Schon vorhandene Unterlagen oder Prozessbeschreibungen helfen dabei.
• Schritt 2 – Sortieren: Die gesammelten Punkte werden anschließend strukturiert. Hier lohnt es sich, ein Lastenheft-Template (z.B. als Excel oder Word) zu verwenden. Man ordnet die Anforderungen nach Kategorien, prüft sie auf Vollständigkeit und feilt an der Formulierung.
• Schritt 3 – Lücken schließen: Nun werden noch fehlende Details recherchiert und ergänzt. Offene Fragen können in Rücksprachen mit Fachabteilungen oder mit Kunden neu bewertet werden. Ziel ist, dass alle Fachbereiche mit ihren Must-haves vertreten sind.
• Schritt 4 – Prüfen: Der Entwurf wird von Experten und Stakeholdern einem Peer-Review unterzogen. Im Meeting oder per Review-Protokoll geben alle Beteiligten Feedback. Häufig liefert dieser Schritt neue Infos, die weiter eingearbeitet werden. Am Ende kennen alle das Lastenheft inhaltlich und haben es aktiv mitgestaltet – das erleichtert spätere Freigaben.
• Schritt 5 – Freigabe: In einem Abschluss-Workshop wird die finale Fassung besprochen und offiziell freigegeben. Alle Änderungen aus dem Review werden übernommen, dann gilt das Dokument als genehmigt. Damit ist die Basis für die Umsetzung geschaffen.

Diese Herangehensweise lässt sich klassisch oder agil umsetzen. In agilen Projekten kann man iterativ kleine Lastenheft-Pakete pflegen. Grundsätzlich gilt: Eindeutige Regeln helfen. Wenn zum Beispiel alle, die an der Freigabe mitwirken, einmal aktiv zugestimmt haben, kann später kaum jemand nachträglich wesentliche Punkte infrage stellen. So bleibt das Lastenheft dynamisch, aber verlässlich. [2]

Tipps für klare Anforderungen

Ein guter Feinschliff der Formulierungen ist entscheidend. Anforderungen im Lastenheft sollten präzise und deutlich formuliert sein. Am besten schreibt man in ganzen Sätzen mit eindeutigen Subjekten und Verben. Statt „die App soll …“ verwendet man besser Verben wie „muss“ – das erhöht die Verbindlichkeit. Jede Anforderung gehört in einen eigenen Satz, um Verwechslungen zu vermeiden. Schwammige Begriffe und unscharfe Worte („könnte“, „sollte“, „bald“) müssen vermieden werden – sie führen zu Interpretationsspielräumen. Hilfreich ist ein Glossar am Ende des Dokuments, in dem zentrale Begriffe und Abkürzungen erklärt werden.

Achten Sie außerdem auf einen angemessenen Detaillierungsgrad: Sind die Anforderungen zu oberflächlich formuliert, weiß der Entwickler später nicht, was wirklich gewünscht ist; zu sehr ins Detail zu gehen, kann dagegen Innovationen einschränken und viel Zeit kosten. Die Kunst besteht darin, alle wesentlichen Anforderungen zu erfassen – ein gutes Maß findet man oft erst im Dialog mit dem Team. In jedem Fall gilt: Ein knappes, präzises Lastenheft, das sich auf die „Must-haves“ konzentriert, ist wirksamer als ein endloses Dickicht aus Wunschlisten.

Fazit

Der Weg aus dem Chaos führt nur über ein sorgfältig erstelltes Lastenheft. Es ist das zentrale Dokument, mit dem alle Beteiligten aufs gleiche Ziel eingeschworen werden. Wer hier Zeit in klare Ziele und präzise Formulierungen investiert, legt den Grundstein für den Projekterfolg. Denn ein genau beschriebenes Lastenheft dient nicht nur der Angebotsauswahl, sondern begleitet als Leitfaden das gesamte Projekt. Sind einmal Ziele, Funktionen und Rahmenbedingungen eindeutig geklärt, können sich Auftraggeber und Entwickler voll auf die Lösung konzentrieren – und das Chaos hat keine Chance mehr.

Verweise

[1] Fachbeiträge zum Lastenheft, insbesondere ADITO (28.07.2021) Von https://www.adito.de/knowhow/blog/lastenheft abgerufen

[2] Blog-Artikel Allerga (26.01.2024) Von https://alltena.com/de/blog/lastenheft abgerufen