WhatsApp im Unternehmen
Wie diese Lösung aussieht ist allseits bekannt. WhatsApp wird in Deutschland von ca. 79 Prozent der Bevölkerung genutzt. Bei der Altersgruppe der 18- bis 29-Jährigen sind es gar 97 Prozent. Man muss keine umfassenden Nutzerbefragungen durchführen, um festzustellen, dass WhatsApp längst in den Unternehmen angekommen ist. Es reicht, wenn man eins und eins zusammenzählt.
Beides haben wir schon oft getan und sind fast immer zu demselben Ergebnis gekommen: WhatsApp wird sowohl für private als auch für geschäftliche Nachrichten genutzt. Ausnahmen sind selten.
Natürlich gibt es auch noch alternative Dienste. Gelegentlich findet man Kandidaten wie Signal, Telegram oder gar den Facebook Messenger, die in den meisten Fällen wohl eher von einem begrenzten Nutzerkreis und dann parallel zu WhatsApp genutzt werden.
Doch was spricht gegen WhatsApp, es kostet schließlich nichts, oder?
Probleme bei der Nutzung von WhatsApp
WhatsApp sammelt Daten über seine Nutzer. Daraus ergibt sich schließlich das Geschäftsmodell, denn die Nutzung der App kostet tatsächlich schon seit Jahren nichts mehr. Die Konversationen selbst mögen verschlüsselt sein, doch es fallen ausreichend Metadaten an, die sich für die weitere Verwertung eignen. Das ist kein Geheimnis, und es werden Beispiele in den rechtlichen Hinweisen von WhatsApp genannt, die vermutlich alle 2 Milliarden Nutzer weltweit gewissenhaft gelesen haben.
Für diejenigen die es interessiert: Wenn man weiterliest findet man in den Nutzungsbedingungen von WhatsApp übrigens eine klare Aussage, die die nicht private Nutzung des Dienstes ohne Genehmigung ausdrücklich untersagt!
Doch es gibt da noch ein größeres Problem: Personenbezogene Daten aller Kontakte im Adressbuch des Smartphones (also auch derjenigen, die kein WhatsApp nutzen) werden an Facebook übermittelt. Sofern kein ausdrückliches Einverständnis aller Kontakte vorliegt, ist das ein klarer Verstoß gegen die Vorgaben zum Datenschutz, nicht erst seit der Datenschutzgrundverordnung.
Da solche Einverständniserklärungen in der Praxis praktisch unmöglich sind, wird die Nutzung von WhatsApp bei den meisten Arbeitgebern aus gutem Grund indirekt oder explizit verboten.
Dieses Problem tritt natürlich auch auf, wenn WhatsApp auf einem geschäftlichen Smartphone mit erlaubter privater Nutzung ausschließlich für private Nachrichten genutzt wird – solange WhatsApp Zugriff auf das Kontaktverzeichnis hat.
Dies lässt sich am sichersten durch eine klare Trennung des privaten und geschäftlichen Bereichs vermeiden. Lösungen aus dem Gebiet des Mobile Device Management erlauben den Einsatz von Containern, die über eine zentrale Instanz administriert werden können. Sofern eine private Nutzung erlaubt sein soll, geht an einem solchen Ansatz kein Weg vorbei. Die Frage nach einem besseren Kanal für die geschäftliche Kommunikation bleibt dabei jedoch ungeklärt.
Aber was kann man tun, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter keinen Anlass mehr haben, WhatsApp dennoch zu nutzen – und das entgegen aller Richtlinien? Hier lassen sich die möglichen Lösungsansätze vereinfacht in zwei Kategorien unterteilen:
- Aufbau einer professionellen UC/UCC-Lösung
- Eins-zu-eins-Ersatz von WhatsApp durch einen anderen Messenger
Unified Communications & Collaboration
Fangen wir beim ersten Ansatz an: Jede auch nur halbwegs moderne Kommunikationslösung aus dem Unternehmensumfeld bietet den Anwendern die Möglichkeit, Kurznachrichten zu versenden.
Dabei kann zusätzlich noch die Erreichbarkeit angezeigt werden. Es gibt alternative Möglichkeiten für die Kommunikation, zum Beispiel per Video- oder Sprachanruf, genau wie bei den meisten Messenger-Apps. Mobile Clients können ebenso genutzt werden wie Desktop-Anwendungen – ein Bereich, in dem viele Messenger-Dienste bereits an ihre Grenzen stoßen.
Entscheidend im professionellen Kontext ist jedoch die Kontrolle über den Dienst durch eine zentrale Administration. Dazu zählen nicht zuletzt die Nutzerverwaltung und ein Verzeichnis der Unternehmenskontakte.
Allerdings lassen sich solche Kommunikationslösungen nicht von heute auf morgen umsetzen. Gerade moderne Angebote integrieren sich tief in die Nutzerlandschaft, nutzen Datenspeicher, Verzeichnis- und Anwendungsintegrationen. Sie prägen den Arbeitsalltag der Menschen und sollten daher nur wohlüberlegt und kontrolliert aufgebaut werden. Wenn es schneller gehen soll, braucht man etwas anderes.
Daneben ist die Integration von Kontakten aus anderen Unternehmen in den meisten Fällen möglich, jedoch unnötig kompliziert. Man kann zwar mit diesen Lösungen problemlos jemanden anrufen, aber das ersetzt keinen Messenger-Dienst. Dadurch entfällt sehr schnell der Anspruch, WhatsApp ersetzen zu können, steht hier doch die unkomplizierte Kontaktaufnahme ganz klar im Vordergrund und ist eines der Hauptargumente für die Nutzung.
Alternative Messenger-Dienste
Damit wären wir beim zweiten Ansatz: dem gezielten Ersatz von WhatsApp durch einen alternativen Messenger-Dienst. Zunächst einmal sollte man sich überlegen, was der Dienst eigentlich können soll und weshalb man WhatsApp ersetzen möchte.
Doch selbst wenn es „nur“ um das Thema Datenschutz geht, muss darauf geachtet werden, dass man am Ende nicht die Pest durch Cholera ersetzt. Sprich, die DSGVO-Vorgaben sollten von der neuen Lösung selbstverständlich erfüllt werden.
Viele WhatsApp-Alternativen bieten ebenfalls einen Abgleich des Kontaktverzeichnisses an, schließlich vereinfacht sich dadurch die Kontaktaufnahme. Entscheidend kann dabei sein, wie genau dieser technisch umgesetzt wurde und/oder ob sich diese Funktion deaktivieren lässt – vorzugsweise über eine zentrale Policy in der eigenen IT.
Eine solche Integration, zum Beispiel über das Mobile Device Management, bieten allerdings nur wenige Dienste, und diese fallen evtl. bereits in die Kategorie der vollständigen Kommunikationslösung.
Ein entscheidendes Kriterium ist die Umsetzung der Sicherheitsanforderungen. Zwar gibt es noch immer Dienste, die nicht Ende-zu-Ende verschlüsseln, wie zum Beispiel der Facebook Messenger in den Standardeinstellungen oder die aktuelle Neuauflage von ICQ, doch bei den meisten Diensten gehört dies mittlerweile zum Standard.
Secure Messenger
Es gibt hier durchaus Unterschiede bei der konkreten Umsetzung. Sind beispielsweise auch Gruppenchats Ende-zu-Ende verschlüsselt? Wie sieht das beim Dateiversand aus, bei Sprachanrufen oder Videochats und -konferenzen? Daneben können die Standorte der zentralen Infrastruktur bei der Auswahl entscheidend sein, denn hier sieht man wieder einmal überwiegend den Standort USA.
Inzwischen hat sich eine ganze Kategorie sogenannter Secure Messengers etabliert, die die genannten Herausforderungen durchaus unterschiedlich angehen. Dazu zählen, je nach genauer Definition, beispielsweise Angebote wie Threema, Wire, Telegram oder Signal.
Threema ist ein Secure Messenger, der in der Schweiz entwickelt und dessen zentrale Infrastruktur in der Schweiz gehostet wird. Es wird eine dedizierte App geboten, die auch die Kommunikation mit Nutzern der Consumer-App ermöglicht. Interessant an dem Angebot ist, dass es einige für Unternehmen wichtige Funktionen und Möglichkeiten gibt wie die der Integration von Lösungen aus dem Bereich Mobile Device Management und von Verzeichnissen, die zentral gepflegt werden können. Über einen lokalen Server können Nachrichten per API aus anderen Anwendungen heraus verschickt werden. Es wird jedoch nicht der gesamte Quellcode der Anwendung offengelegt.
Auch Wire stammt ursprünglich aus der Schweiz und adressiert zusätzlich zu den privaten Anwendern geschäftliche Kunden. Diesen wird ein Multi-Plattform-Client geboten, der ebenfalls für Videokonferenzen inklusive Screen Sharing genutzt werden kann. Einerseits wird damit der Bereich der Videokonferenzsysteme angegriffen und sogar um das Secure-Label erweitert. Darüber hinaus sind auch erweiterte Kollaborationsfunktionen enthalten. Andererseits betritt das Produkt mit diesen Funktionen längst das Feld der großen Kommunikationslösungen mit umfassendem Anspruch und kann nicht mehr als leichtgewichtige Ergänzung einer solchen betrachtet werden.
Im Vergleich dazu ist Telegram eine typische (Secure) Messenger-App. Allerdings zielt sie eindeutig auf den Consumer-Markt und bietet keine spezifischen Funktionen für Unternehmen. Der Code der App ist zwar grundsätzlich Open Source. Dies gilt jedoch nicht für die zentralen Komponenten. Darüber hinaus werden die Sicherheitsstandards regelmäßig angezweifelt.
Anders sieht das beim Messenger Signal aus. Er kann ein hervorragender Ersatz für WhatsApp sein, ist kostenfrei verfügbar und wurde seinerzeit publikumswirksam von Edward Snowden empfohlen. Die App beschränkt sich ebenfalls auf den Consumer-Markt ohne APIs oder Angebote zur Integration in die IT.
Kosten
Ein oben noch nicht diskutierter Punkt ist das leidige Thema Geld. Bekanntlich ist dieses in der echten Welt nicht unerheblich. Und gerade hier können Messenger-Dienste punkten. Im Vergleich zu einer Full-Featured-Kommunikationslösung nach neuestem Anspruch sind diese in der Regel extrem günstig bis kostenfrei.
Man sollte nicht außer Acht lassen, dass eine vollständige Kommunikationslösung bestenfalls ergänzt, jedoch keinesfalls ersetzt werden kann. Aber gerade bei den sehr mächtigen Kollaborationslösungen (UCC) muss man sich häufig die Frage stellen, ob diese für jeden Mitarbeiter optimal oder geeignet sind. So kann beispielsweise die Nutzung der Messenger-Apps im Bereich der Blue-Collar-Arbeiter Sinn machen. Einige Unternehmen setzen dies auch um.
Fazit
Der Einsatz von Messenger-Apps im professionellen Bereich kann sinnvoll sein, nicht nur bei der Kommunikation mit Kunden und Partnern, sondern durchaus auch als Ergänzung der internen Kommunikationslösung. Doch selbst wenn Sie von den Möglichkeiten und Angeboten nicht überzeugt sind, sollten Sie sich zumindest mit der Frage beschäftigen, wie Sie WhatsApp aus dem Haus bekommen. Denn daran geht kein Weg vorbei.
