20.11.-21.11.2023 online
INHALTE
1. Teil: Rechtliche Voraussetzungen
Überblick IT-Compliance
- Haftungsrecht
- Inhaltliche Richtigkeit von Daten
- Ausschluss der Speicherung gesetzwidriger Inhalte
- Minderjährigenschutz
- Archivierungspflichten
- Geheimnisschutz
Beweisrecht
- Regelungen zur Beweislast
- Schadensfälle wegen Beweisfälligkeit
- Beweiskraft von gescannten Dokumenten, E-Mails, Papierdokumenten, digital signierten Dokumenten, elektronisch archivierten Dokumenten, elektronisch archivierten Dokumenten mit Indizierung sowie von elektronisch archivierten Dokumenten mit Signatur und Indizierung
Datenschutzrecht
- Einschränkungen der Einsichtnahme in fremde E-Mails
- Staatliche Befugnisse contra Datenschutz
- Arbeitnehmerdatenschutz
Sanktionen bei Missachtung
Verpflichtung zu Risikomanagement
- Verpflichtete Anforderungen an Steuerunterlagen, E-Mails und an Beweiserbringung im Streitfall
Anforderungen an Buchhaltungssysteme durch GoBD (2020)
Zugriffsrechte des Staates nach AO/GoBD (2020)
- Zugriffsmöglichkeiten
- Erweiterung der Sanktionen
Unterschiedliche Anforderungen an Digitalisierung und Archivierung
- Ursprünglich/Empfangene digitale Unterlagen
- Digitalisierung empfangener papiergebundener Unterlagen
- Indizierung
- Bildliche/inhaltliche Übereinstimmung
- Datenschutz bei versandten/empfangenen E-Mails
- Fernmeldegeheimnis
- Private Nutzung von Internet, E-Mail
Pflicht zur Vorratsdatenspeicherung
- Organisationspflichten beim Betrieb von E-Mailservern
- Möglichkeiten beschränkter Speicherpflicht
- Speicherpflichten bei Voice over IP und Unified Messaging (Communication Server)
2. Teil: Praktische Umsetzung eines Digitalisierungsprojektes
Einführung elektronische Akte
Erstellung von Verfahrensbeschreibungen und Dienstanweisungen
- Verfahrensdokumentation Scannen und revisionssichere Speicherung
- Regelung der IT-Nutzung
- IT-Sicherheitsrichtlinien erforderlich
Organisatorische Vorbereitung eines Digitalisierungsprojektes
Erstellung von Auswahlkriterien für Software
- Anbindung der Dokumentenlösung an die verschiedenen Systeme
- Schnittstellenprüfung
- Umfang der erfassten/archivierten Daten
- Auswahl der Archivierungstechnik (Postfach/Journaling)
Einbeziehung der Arbeitnehmervertretung
- Beschränkung der Überwachungsfunktionen
- Erstellung von Prozessen zur Kontrolle der Überwachung durch Betriebsrat
- Einschränkung der Nutzung der Überwachungsdaten
Umgang mit riesigen Datenmengen
- juristische und technische Mittel zur Reduzierung aufbewahrungspflichtiger Daten
- Single Instance Store
- Hash-Indizierung von Inhalten
Verfahren zur Digitalisierung von Dokumenten ohne Verlust an Beweismitteln
- Verfahrensdokumentation beim Einscannen von Unterlagen
- Aufbewahrungspflicht von Urkunden
Outsourcing von Archivierungsaufgaben
Archivierung von verschlüsselten Inhalten
- Archivierung von Schlüsseln, entschlüsselten Dokumenten
Revisionssicherheit von Archivierungsinhalten
- Umwandlung in Langzeitarchivierungsformat
- Nachsignaturen
- Zugriffsschutz für archivierte Inhalte
- Schlüsselverwaltung
- Freigabe einzelner Inhalte
Nachweis ordentlicher elektronischer Archivierung
- Erstellung von Prozessdokumentationen
Umgang mit Finanzbehörden
- Zusammenarbeit mit Steuerberater/Finanzamt
- Regionale Unterschiede
- verbindliche Auskunft zu Verfahrensfragen
MOTIVATION
Warum Sie diese Schulung besuchen sollten:
Der öffentliche Dienst muss nach dem E-Government-Gesetz bis 2022 die elektronische Akte einführen, viele Unternehmen scheuen noch aus Gründen der Beweissicherheit den Umstieg auf elektronische Aktenführung und den Verzicht auf Papierdokumente, dabei sind die rechtlichen Grundlagen längst geschaffen. Seit 2013 gibt es die entsprechenden Beweisregeln dazu und das BSI hat Empfehlungen zum ersetzenden Scannen veröffentlicht. Seit 2015/2020 wurden die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation durch die GoBD als Nachfolgerin von GoBS und GdPdU verschärft, sind aber ohne Weiteres in den Griff zu bekommen. Bei nicht revisionssicherer Aufbewahrung von Steuerbelegen oder E-Mails drohen unter Umständen existenzgefährdende Hinzuschätzungen von Finanzbehörden oder der Verlust von Zivilprozessen wegen Beweisnot.
LERNZIELE
In diesem Seminar lernen Sie:
- wer zur Einführung der elektronischen Akte verpflichtet ist,
- wer zum ersetzenden Scannen verpflichtet ist,
- welche Beweisregeln für eingescannte Dokumente und originär elektronische Dokumente gelten,
- wie Dokumente revisionssicher gespeichert werden können,
- wie die Revisionssicherheit langfristig durch kryptographische Methoden gesichert werden kann (z. B. Technische Richtlinie des BSI TR-ESOR),
- was die Finanzverwaltung seit der Aktualisierung der GoBD zum 1.1.2020 im Bereich Revisionssicherheit verlangt,
- wie Dokumente beweissicher elektronisch Geschäftspartnern zugestellt werden können (elektronische Einschreiben),
- welche Daten nach gesetzlichen Vorgaben und aus eigenem Interesse gespeichert werden müssen,
- welche Haftungsrisiken in zivil- und strafrechtlicher Hinsicht bei Missachtung der Vorschriften drohen,
- welche Zugriffs- und Überwachungsmöglichkeiten staatlichen Stellen zustehen,
- wie lange die Aufbewahrungsfristen für einzelne Datenkategorien sind,
- wie die Rechtslage in anderen EU-Ländern, in der Schweiz und den USA dazu aussieht,
- in welchen Formaten Daten zu archivieren sind,
- wie mit verschlüsselten Daten umzugehen ist,
- wie ein Digitalisierungsprojekt aufgebaut werden sollte,
- welche organisatorischen Voraussetzungen vor dem Beginn eines Digitalisierungsprojektes vorliegen sollten,
- welche Aspekte bei der Evaluierung von Produkten berücksichtigt werden müssen und
- welche Schnittstellen zu anderen Softwareprodukten geschaffen werden müssen.
ZIELGRUPPE
Zielgruppe
- Betreiber
- Administratoren
- Projektleiter
- Rechenzentrumsleiter
- Entscheider
- Führungskräfte
Das Seminar richtet sich an Mitglieder der Geschäftsleitung, IT-Verantwortliche, kaufmännische Leiter, Leiter von Rechnungswesen und Controlling und Systemadministratoren, die sich über elektronische Aktenführung, ersetzendes Scannen und elektronische Aufbewahrung von Dokumenten und E-Mails ohne Beweiskraftverlust informieren möchten.
Skill Level
- Einsteiger
- Fortgeschrittene
- Experten
WEITERE INFORMATIONEN
Ablauf:
Beginn 10:00 Uhr
Beginn Folgetag: 9:00 Uhr
Ende 16:00 Uhr
Die Teilnahmegebühr umfasst die folgenden Leistungen:
- alle Vortragspräsentationen als PDF-Datei zum Download
- ein elektronisches Teilnahmezertifikat
DAS SAGEN UNSERE TEILNEHMER
- Die Veranstaltung hat mir sehr gut gefallen und ich konnte wichtige Inhalte mitnehmen
- Sehr gut, sehr viel Informationen die ich beruflich gebrauchen kann, fachlich fundierte Auskünfte
