Flexible Office: Die Einsparung von Büroflächen

Eine Lösung, die diesen Anforderungen gerecht wird, sind Flexible Offices. Besonders Startups profitieren davon. So können sie hohe Mietkosten für große Büros vermeiden. Statt fester Arbeitsplätze setzen sie auf flexible Konzepte. Diese werden durch moderne Technologien unterstützt. Arbeitsplätze und Konferenzräume werden bedarfsgerecht genutzt – genau dann, wenn sie gebraucht werden.

Dieses Modell basiert auf gemeinsam genutzten Arbeitsflächen. Unternehmen und Selbstständige erhalten eine flexible und anpassungsfähige Arbeitsumgebung. Sie können statt eines festen Firmensitzes Arbeitsplätze in Shared Spaces buchen.

Nicht nur Startups profitieren von dieser Lösung, sondern auch mittelständische und große Unternehmen. Letztere sollten jedoch verschiedene Faktoren sorgfältig abwägen. Flexible Bürokonzepte bieten sowohl Vor- als auch Nachteile, die je nach Branche und Unternehmensstruktur unterschiedlich ausfallen können. Eine unabhängige Analyse ist daher unerlässlich.

Technologische Lösungen für Flexible Offices

Flexible Offices müssen auf moderne Technologien setzen. Diese helfen, Arbeitsplätze effizient zu verwalten. Digitale Zugangssysteme ermöglichen eine sichere Verwaltung der Zutritte. Nutzer können mit Apps oder Codes auf die Räume zugreifen. Dies vermeidet den Aufwand von klassischen Schlüsselsystemen.

Digitale Buchungssysteme, die eine flexible Reservierung von Arbeitsplätzen und Konferenzräumen ermöglichen, kommen ebenfalls zum Einsatz. IoT-Sensoren erfassen die Nutzung von Arbeitsbereichen. So werden Engpässe und ungenutzte Flächen durch Platzvorschläge vermieden.

Eine standardisierte IT-Infrastruktur mit universellen Dockingstationen sorgt dafür, dass verschiedene Unternehmen ohne technische Hürden arbeiten können. Dennoch muss auf IT-Sicherheit geachtet werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass keine sensiblen Daten durch externe Geräte gefährdet werden.

Anforderungen an Flexible Offices und deren Anbieter

Flexible Bürokonzepte sollten auf unterschiedliche Branchen und Unternehmensgrößen zugeschnitten sein. Eine modulare Raumgestaltung ermöglicht es, Arbeitsplätze nach Bedarf zu verändern – beispielsweise durch höhenverstellbare Schreibtische oder flexible Trennwände.

Eine stabile IT-Infrastruktur ist erforderlich. Dockingstationen und drahtlose Präsentationstechnik sorgen für effiziente Meetings. Nach der Nutzung muss der Arbeitsplatz in seinen Ursprungszustand zurückgesetzt werden. So können Unternehmen stets unter denselben Bedingungen arbeiten.

Smarte Reinigungslösungen und automatisierte Rücksetzprozesse gewährleisten, dass alle Arbeitsplätze sauber und funktionsfähig sind. Der Datenschutz ist ein weiterer zentraler Punkt. Anbieter müssen sicherstellen, dass ihre Infrastruktur den aktuellen Sicherheitsstandards entspricht. Verschlüsselte Netzprotokolle und sichere Zugangskontrollen sind dabei unerlässlich.

Herausforderungen bei der Nutzung von Flexible Offices

Trotz der Vorteile gibt es auch Herausforderungen, die bei der Entscheidung für flexible Büros berücksichtigt werden müssen:

1. Datenschutz:
   Viele Unternehmen arbeiten mit hochsensiblen Daten, die besondere Sicherheitsvorkehrungen erfordern. Cloudbasierte Lösungen stellen ein Hindernis dar, wenn Unternehmen strikte Datenschutzrichtlinien einhalten müssen. Kommunikationskanäle innerhalb flexibler Büros müssen ebenfalls sicher sein, um unbefugtes Abhören zu verhindern. Darüber hinaus ist der Schutz von Dokumenten vor unbefugtem Zugriff zu gewährleisten. Flexible Offices, die von verschiedenen Unternehmen genutzt werden, müssen so wie andere offene Umgebungen (Züge, Flughäfen, Internet-Cafés etc.) behandelt werden.
2. Sicherheitsinfrastruktur:
   Unternehmen mit spezifischen Sicherheitsanforderungen müssen sicherstellen, dass diese auch in flexiblen Büros berücksichtigt werden. Firmen mit dedizierten Serverräumen oder speziellen Netzwerkanforderungen benötigen oft separate, abschließbare Räume. Diese Option erfordert zusätzliche organisatorische und infrastrukturelle Maßnahmen, um ein hohes Sicherheitsniveau zu gewährleisten.
3. Kommunikation:
   Unternehmen, die auf enge Zusammenarbeit angewiesen sind, könnten in Co-Working-Spaces an ihre Grenzen stoßen. Insbesondere IT-Beratung und Projektteams profitieren häufig von einem festen Standort, an dem persönliche Zusammenarbeit und gesicherte Arbeitsplätze sichergestellt sind. Zudem kann es in flexiblen Bürostrukturen schwieriger sein, ein starkes Gemeinschaftsgefühl aufrechtzuerhalten.

Fazit

Flexible Offices bieten Unternehmen eine effiziente Möglichkeit, Büroflächen zu optimieren und Kosten zu sparen. Smarte Technologien wie digitale Zugangssysteme, Buchungstools und IoT-Sensoren ermöglichen eine flexible Nutzung der Arbeitsplätze. Auch Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen können von flexiblen Bürolösungen profitieren. Durch dedizierte Serverräume und spezielle Sicherheitsmaßnahmen ist ein geschütztes und effizientes Arbeiten in geteilten Arbeitsumgebungen möglich.

Unternehmen müssen jedoch sorgfältig prüfen, ob ihre spezifischen Anforderungen in einem flexiblen Büro umgesetzt werden können. Vor dem Umstieg auf flexible Büros sollten Entscheidungsträger ihre Bedürfnisse genau analysieren und Lösungen verschiedener Anbieter vergleichen.

Verweise:

[1] ComConsult.com (01.04.2020) Von https://www.comconsult.com/neue-workplace-konzepte/ abgerufen
[2] ComConsult.com Von https://www.comconsult.com/buerowelten-der-zukunft/ abgerufen