Ein einziger oder mehrere Rahmenverträge für gleiche Beschaffungen?

In Ausschreibungen, die wir im Auftrag unserer Kunden begleiten, stellt sich oft die Frage, was besser sei – ein einziger oder mehrere Rahmenverträge für gleiche Beschaffungen. Diese Frage ist sowohl von öffentlichen Auftraggebern als auch von privatwirtschaftlich geführten Organisationen zu beantworten.

Für die Reduzierung auf möglichst wenige Vertragspartner, am konsequentesten die Beschränkung auf einen Lieferanten, kann es verschiedene Gründe geben. Eine Motivation kann sein, den Aufwand für die Einholung und den Vergleich verschiedener Angebote von mehreren Rahmenvertragspartnern zu sparen. Eine weitere Motivation kann darin bestehen, durch die Konzentration der Beschaffungen auf möglichst wenige Lieferanten große Volumina pro Vertragspartner und damit bessere kommerzielle Konditionen zu erreichen.

Mehr als einen Rahmenvertrag pro Beschaffungsgegenstand abzuschließen bietet jedoch auch Vorteile. Erstens gibt es nach Abschluss der Rahmenverträge einen Wettbewerb, bei öffentlichen Auftraggebern in Form sogenannter Mini-Wettbewerbe. Lieferanten können bei Interesse an Aufträgen Projektrabatte gewähren, die ihr Angebot für den Auftraggeber noch interessanter machen. Zweitens kann Diversität der Bezugsquellen helfen, möglichst kurze Lieferzeiten neben dem Preis zu einem Beschaffungskriterium zu machen. Einen dritten Vorteil gibt es bei Dienstleistungsverträgen oder solchen Rahmenverträgen, die einen Dienstleistungsanteil beinhalten: Mit der Zahl der Rahmenverträge steigt die Größe des Pools an potenziellen Fachkräften, deren Arbeitsleistung eingekauft werden kann. Letzteres gewinnt beim aktuellen und in absehbarer Zeit nicht nachlassenden Fachkräftemangel an Bedeutung.

Es ist darauf zu achten, dass die Rahmenverträge für die Lieferanten wirtschaftlich interessant bleiben. Einen Rahmenvertrag nur pro forma abzuschließen ist nicht ratsam. Langfristig verliert ein Lieferant, dessen Rahmenvertrag nicht oder kaum bedient wird und der keinen oder zu wenige Aufträge gemäß dem Rahmenvertrag erhält, das Interesse daran. Es gilt damit, hinsichtlich der Zahl der abzuschließenden Rahmenverträge das Optimum zu finden.

Design und Ausschreibung von WAN
22.02.-23.02.2023 in Bonn oder online

Der Netzwerk Insider gehört mit seinen Produkt- und Markt-Bewertungen rund um IT-Infrastrukturen zu den führenden deutschen Technologie-Magazinen. Der Bezug des Netzwerk Insiders ist kostenlos.