Homeoffice wird bleiben – na und?

22.12.2020 / Oliver Flüs und Tanja Ulmen

Oliver Flüs

Die Corona-Situation hat auch da die Tür zum Arbeiten im Homeoffice geöffnet, wo dies bislang kategorisch ausgeschlossen oder nicht erwogen wurde. Wenn man auf den grundsätzlich gemachten Erfahrungen aufsetzt, kann dies nach der Pandemie eine wertvolle Erweiterung der Möglichkeiten zur Einbindung von Personal bleiben. Allerdings muss man ein paar Lehren aus dem Betriebsalltag Homeoffice-fähiger Ausstattung ziehen und sich Lösungen überlegen, um nicht unnötig in bekannte Fallen zu tappen.

Tanja Ulmen

Homeoffice – erkennbare Chancen treffen auf technische Risiken

Auch wenn ein „Recht auf Homeoffice“ nicht gesetzlich geregelt wird, möchte man als Arbeitgeber für gesuchte Fachkräfte attraktiv sein. Daher wird man sich mit der Thematik beschäftigen müssen.

Entsprechendes Vertrauen und die Bereitschaft vorausgesetzt, sich abzustimmen und geeignet zu organisieren, bieten sich wertvolle Optionen der Flexibilisierung über eine geschickte Mischung aus Büroanwesenheit und Homeoffice-Arbeitsanteilen.

Sind alle damit verbundenen arbeitstechnischen und rechtlichen Aspekte geklärt, bleibt die Herausforderung des erfolgreichen IT-Betriebs der Heimarbeitsplatz-Ausstattung. Mindestens eine Prüfung, ob man hier gut vorbereitet ist, sollte man vornehmen – oder man lässt es „darauf ankommen“ und riskiert Pannen und vermeidbare De-facto-Arbeitsausfälle.

Homeoffice als gelegentliche Alternative zum Büro – Herausforderung im IT-Betrieb?

Rechtliche Aspekte (siehe z.B. Arbeitsstättenverordnung) und Fragen der Arbeitsergonomie sollen hier nicht betrachtet werden. Je größer aber der Anteil der Arbeitszeit ist, die eine Person im Homeoffice arbeiten kann, umso mehr gilt es, Situationen zu berücksichtigen, die im Homeoffice ungünstiger verlaufen können als am festen Büroarbeitsplatz.

IT-Endgeräte betreiben sich nicht von selbst und ihr Zustand ändert sich häufiger. Wer zu lange auf einem nicht aktuellen Software-Stand verweilt, riskiert nicht nur Sicherheitsprobleme, sondern auch Instabilitäten und Unverträglichkeiten.

Client-Software muss aktualisiert werden, damit Programmierschwächen nicht als ständige Probleme hingenommen werden müssen.

Wenn eine „App“ auf dem Endgerät nicht rechtzeitig aktualisiert wurde, lässt sich plötzlich die umgestellte zentrale Anwendung oder der veränderte Cloud-Service nicht mehr nutzen.

Wenn neue Helferlein als Endgeräte-Software verfügbar sind, möchte man die ebenfalls im Homeoffice baldmöglichst zur Verfügung haben.

Allerdings ist das Herunterladen und Installieren von Software im Homeoffice nicht ohne Tücken. Längst nicht jeder private Internetzugang ist schon ein Hochgeschwindigkeitsanschluss. Läuft der Download dann noch ordentlich gesichert durch einen verschlüsselnden VPN-Tunnel, kostet das zusätzlich Zeit. Im ungünstigsten Fall laufen Timer ab, und der Download startet nicht oder bricht ab. Langsamer als in einem Büro-LAN oder Büro-WLAN ist der Vorgang allemal.

Ein Rechner, der nur noch mit sich selbst, hier mit einem klemmenden Download, beschäftigt scheint, ist kein nützliches Arbeitsgerät mehr. Mut zum Abbruch (und wie geht das?) oder zum Warten: Die Entscheidung ist für Laien nicht einfach.

Beim Installationsdurchlauf, evtl. auch beim abschließenden Neustart, kann es ebenfalls zu Problemen kommen. Was dann? Die durchschnittlichen Anwender sind keine IT-Könner, die hier selbst oder mit telefonischer Anleitung gut zurechtkommen.

Was droht: Eigentlich wollte man das Endgerät auf einen optimalen, aktuellen Stand bringen, und endet stattdessen womöglich in einem arbeitsunfähigen Zustand. Das kann natürlich „im Büro“ genauso passieren. Die Wahrscheinlichkeit ist dort aber geringer, und der Weg zur Hilfe durch versiertes IT-Personal deutlich kürzer als im Homeoffice.

Mit dem besonderen Betriebsrisiko umgehen – mit Konzept und Kooperation

Wissen ist auch hier Macht, planvolle Vorbereitung und Information zu typischen Fällen ratsam.

Wenn man weiß, dass ein bestimmtes Update oder Installationsangebot umfangreich ist, startet man es nicht gerade dann, wenn man dringende Arbeiten zu erledigen hat.

Stehen Updates mit Neustart als notwendigem Abschluss an, lässt man diese besser erst installieren und beginnt dann mit der eigentlichen Arbeit. Das ist günstiger als erst alle benötigten Anwendungen und Apps zu starten, um dann nach dem Neustart nochmal von vorne beginnen zu müssen. Diesen aufzuschieben funktioniert erfahrungsgemäß nicht immer: Sind akut benutzte Anwendungen von der Änderung betroffen, oder gar das Betriebssystem, kann der teilaktualisierte Zustand problematisch werden oder den Rechner lähmen.

Aber woher weiß man, dass ein solches Update ansteht bzw. im Begriff ist, im Hintergrund automatisch anzulaufen? Das kann man manuell abfragen, wenn man sich auskennt. Der IT-Profi weiß das, anderen muss man das erst beibringen.

Je nach Ausstattung lassen sich bestimmte, potenziell problematische Updates und Software-Angebote auch für im Homeoffice typische Vernetzungssituationen blockieren – das muss jedoch gezielt so administriert werden. Hier ist präzise Information an das potenzielle Homeoffice-Personal clever. Dieses kann beim nächsten Aufenthalt an der eigentlichen Arbeitsstätte dann Zeit für den Durchlauf solcher Installationen einplanen – und bei bekanntermaßen aufwändigeren Vorgängen dieser Art nicht gerade kurz vor Feierabend, um dann auf heißen Kohlen zu sitzen.

Bitte nicht falsch verstehen: Dies sind keine Argumente, die zu der Konsequenz führen sollten, die Homeoffice-Idee wieder fallen zu lassen.

Aber: Wer das Potenzial einer Homeoffice-Option erfolgreich nutzen will, ohne unnötige Risiken einzugehen, sollte kritisch prüfen:

  • Gibt es bei der genutzten (Betriebs-)Ausstattung noch ungenutzte Optionen, durch Administration riskante Updates und Installationsversuche aus dem Homeoffice zu vermeiden?
  • Gibt es wichtige Tipps und Verbesserungsmöglichkeiten bei der Information für die Anwender, auf deren Basis diese aktiv mithelfen können, Pannen und Arbeitsbehinderungen der beschriebenen Art zu vermeiden?
    Niemand, der wirklich mitdenkt, wird daran interessiert sein, derartige unnütze Zwangspausen wegen eines vorübergehenden technischen K.O.s der Arbeitsausstattung einzulegen. Selbst wenn die so zeitweilig liegengebliebene Arbeit ohne Schaden nachgeholt werden kann, wird das mit erhöhtem Zeitdruck und damit Stress verbunden sein. Also sollten derartige Tipps und Informationen auf fruchtbaren Boden fallen.
  • Und wenn doch mal ein im Homeoffice havariertes Endgerät am nächsten Büro-Anwesenheitstag beim IT-Support abgeliefert wird: Sind geeignete Vorkehrungen getroffen, um zügig mit einer Ausweichausstattung auszuhelfen, bis das Problemgerät wiederhergestellt ist? Und: Wurde so vorgesorgt, dass nicht mit einer älteren Standardinstallation startend eine lange Reihe von Updates und individuellen Zusatzinstallationen zu durchlaufen ist?

In solche Fragen investierte Zeit lohnt sich. Sie optimiert die Homeoffice-Lösung.

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