Seminare bei der ComConsult – Von Präsenz zu Online und jetzt Hybrid?

14.06.2022 / Chantal Haidl

Chantal Haidl

Bevor die Pandemie begann, waren die Seminare aus technischer Sicht relativ einfach aufgestellt. Ein Beamer, eine Leinwand, vielleicht noch ein Flipchart und ein Notebook, worüber präsentiert werden sollte, und schon konnte das Seminar losgehen. In Spezialfällen kamen vielleicht noch ein paar Technikaufbauten zur Demonstration dazu, oder es mussten einige Mikrofone und Lautsprecher angeschlossen werden, weil die Teilnehmerzahl so groß war und der Referent nicht so laut sprechen konnte. Mal abgesehen vom eventuellen Aufbau in den Spezialfällen, hatten wir vom internen IT-Support der ComConsult mit dem Seminar-Geschäft recht wenig zu tun. Dann kam Corona und alles änderte sich…

Von jetzt auf gleich musste alles umgestellt werden. Präsenz war nur unter erschwerten Bedingungen erlaubt (wenn überhaupt), und Online-Veranstaltungen wurden zum neuen Status quo. Das Büro in der Firma oder zu Hause wurde zu Veranstaltungsräumen und die Webcams und Headsets zur Pflichtausstattung. Doch welche nutzte man dort am besten? Es wurde getestet und verglichen, Sonderwünsche erfüllt und Microsoft Teams als mögliche Plattform auserkoren. Mit der Einführung vom Webinar der Woche kam die Einrichtung eines „Recording“-Raumes. Auch dafür wurden wieder alle möglichen Kombinationen geprüft und ein System festgelegt. Ein großer Monitor als Leinwand-Ersatz, das Logitech Rally für Bild und Ton, eine andere Beleuchtung und etwas Dämmung für den Hall und schon entstand aus einem kleinen Besprechungsraum ein Recording-Raum. Die eigentlichen Seminare waren von da an auch wieder aus Sicht des IT-Supports Selbstläufer. Mit dem Webinar der Woche kam der tatsächliche Mehraufwand bei den täglichen Aufgaben: Techniktests mit den externen Referenten und Anwesenheit während des „Live Event“. Nachdem sich das Ganze wieder gut eingespielt hatte, kamen die Lockerungen.

Das Verlangen nach Präsenz war bei den Referenten sehr hoch, doch die Teilnehmer hatten unterschiedliche Präferenzen. So wollte ein Teil unbedingt wieder in Präsenz an den Seminaren teilnehmen, denn Bildungsurlaub – z.B. in Aachen – ist ja auch eine schöne Sache. Doch gab es auch den anderen Teil, der die Online-Durchführung der Seminare bevorzugte. Im besten Fall konnte man Präsenz und Online miteinander verbinden. Die Technik hatten wir ja bereits angeschafft und war somit zumindest theoretisch einsetzbar. Der erste Test war die Winterschule 2021. Logitech Rally mit 3 Mikrofonen sowie ein Stativ wurden eingepackt und auf ging es zum Novotel Aachen. Der Aufbau ging schnell, und der erste Testdurchlauf war vielversprechend. Das Seminar konnte also beginnen. Recht zügig wurde geklagt, dass die Präsenz-Teilnehmer nicht zu hören seien. Für die beiden Tischreihen gab es zu wenig Mikrofone zur Nutzung durch die Teilnehmer. Das nächste Problem lag bei unseren im Raum beweglichen Referenten. Diese haben sich zeitweise zu weit von dem Mikrofon entfernt und waren somit auch nicht mehr zu hören. Für den nächsten Tag konnten wir mit einem weiteren Mikrofon dieses akustische Problem zwar beheben, doch waren die Präsenz-Teilnehmer trotzdem nicht immer zu hören. Einen Plan B hatten wir leider nicht. Wir konnten also für die Winterschule keine weiteren Veränderungen vornehmen, um es für die Online-Teilnehmer besser zu gestalten.

Für die nächsten Hybrid-Veranstaltungen musste mehr Technik her. Verlängerungskabel, Mikrofon-Hubs und weitere Mikrofone wurden angeschafft. Der Besprechungsraum und die gegenüberliegende Kantine wurden kurzzeitig zum kleinen Hindernisparcours, da der gesamte Aufbau bis zum Äußersten ausgereizt werden sollte. Die Tests waren vielversprechend, doch wusste man bereits vom letzten Mal: Das heißt nichts!

Die nächste Hybrid-Veranstaltung kam: Lokale Netze für Einsteiger. Das Rally-System und einen Presenter wurden eingepackt und auf ging es erneut zum Novotel Aachen. Dort waren die Tische nun in U-Form aufgebaut. Das System wurde zusammengebaut und diesmal waren 3 Mikrofone für die Teilnehmer und 2 für den Referenten verfügbar. Flipchart, Beamer und Leinwand wurden vom Hotel zur Verfügung gestellt, ebenso wie kostenfreies WLAN. Wir machten die ersten Tests, und es schien mal wieder gut zu laufen. Kurz bevor das Seminar begann, gab es jedoch immer wieder Abbrüche. Zu viele Geräte waren zu dem Zeitpunkt im WLAN vertreten. Zum Glück sind Notebooks mit SIM-Karten ausgestattet, sodass wir erst einmal mit mobilen Daten streamen konnten. In der Zwischenzeit hatte uns das Hotel eine LAN-Verbindung zur Verfügung gestellt. Somit konnten wir das Online-Seminar nach der ersten Kaffeepause wieder mit gewohnt gutem Bild und Ton fortsetzen. Diesmal schien tatsächlich alles wie am Schnürchen zu laufen, doch wie sagt man so schön: Man soll den Tag nicht vor dem Abend loben. Das Rally-System selbst wollte uns wohl ein wenig auf Trapp halten. Die Right-Sight-Funktion hatte immer wieder den Fokus zerstört. Das war vor allem dann problematisch, wenn etwas auf dem Flipchart geschrieben wurde. Mal davon abgesehen, dass der rote Stift nicht nur in Prüfungen böse ist (dieser war für die Online-Teilnehmer nicht so gut zu erkennen), wurde der Fokus durch Right-Sight immer auf den Referenten umgestellt. Das hatte zur Folge, dass das Flipchart etwas verschwommener wurde. Mit guten Augen konnte man zwar dennoch etwas erkennen, doch war es nicht die Qualität, die wir uns gewünscht hatten. Mit der Zeit fanden wir dann heraus, wie wir die Funktion zumindest zeitweise deaktivieren konnten.

Eine Alternative für das Flipchart muss allerdings trotzdem her. Man könnte da vielleicht einen externen portablen Monitor und ein Grafiktablett nutzen. In Teams gibt es die Whiteboard-Funktion, wodurch der Referent die verschiedenen Zeichnungen und Anmerkungen aufschreiben kann. Dies würden die Online-Teilnehmer sehen können, und für die Präsenz-Teilnehmer müsste das Bild dann über den Beamer angezeigt werden. In der Theorie sollte dies funktionieren, in der Praxis wird man es sehen. Zuerst kommen wieder die Tests, und vielleicht sind wir bis zum nächsten Hybrid-Seminar fertig. Dann sollte hoffentlich alles gut gehen. Immerhin heißt es ja: Alle guten Dinge sind drei! Wir werden sehen…

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